Quais são os diferentes tipos de sistemas de arquivamento de negócios?
Graças aos avanços na tecnologia do escritório, existem muitos tipos de sistemas de arquivamento de negócios para escolher ao tentar manter arquivos importantes organizados e seguros. O arquivamento é uma das maneiras mais comuns pelas quais as empresas armazenam registros, acompanham formulários importantes, acessarem as informações rapidamente e proteger os dados que devem estar disponíveis frequentemente por anos. Os tipos de sistema de arquivamento de negócios que se escolhe depende principalmente do formato em que os arquivos estarão, como eles devem ser acessados e quais são os recursos de armazenamento da empresa.
Os sistemas de arquivamento de negócios mais comumente pensados são peças independentes de móveis de escritório, como arquivos e gavetas. Geralmente, são feitos de metal ou madeira e contêm grandes gavetas deslizantes que são grandes o suficiente para manter muitas centenas de pastas e arquivos de papel. De pequenas empresas a grandes escritórios corporativos, os sistemas de arquivamento de negócios físicos são encontrados em todas as formas e tamanhos para acomodar qualquer tipo de arquivo de cópia impressa que precisa serarmazenado com segurança.
Outros tipos comumente usados de sistemas de arquivamento de negócios são sistemas eletrônicos de armazenamento de arquivos. Os sistemas operacionais de computador têm recursos de arquivamento eletrônico incorporados ao software para tornar essa uma maneira conveniente de proteger arquivos de muitos tamanhos e tipos. Os arquivos podem incluir documentos de texto, gráficos e imagens, software ou arquivos baseados na Web. Sempre que um novo arquivo é criado ou compartilhado, os dados podem ser armazenados com segurança em uma pasta de arquivo virtual que pode sentar-se em um disco rígido individual de computador, ser transportado em um disco rígido externo ou armazenado em uma unidade virtual acessada pela Internet.
Outros sistemas de arquivamento de negócios que geralmente fazem parte do domínio eletrônico do arquivamento são sistemas de gerenciamento de clientes e fornecedores. Empresas que têm um grande número de clientes e fornecedores para acompanhar o gerenciamento disso é armazenar informações sobre clientes e fornecedores em uma cópia impressa ou formato eletrônicoem uma configuração especial de gerenciamento de recursos de clientes (CRM) ou gerenciamento de fornecedores (VM). Isso permite que uma grande variedade de arquivos seja armazenada pelo cliente ou fornecedor, para acesso rápido sob demanda.
Com a tecnologia melhorando os processos de muitas empresas, outros tipos de sistemas de arquivamento de negócios incluem tecnologias móveis, como telefones inteligentes e computadores portáteis. Os executivos de negócios em movimento podem criar, fazer upload e compartilhar grandes arquivos de dados usando esses dispositivos. As informações podem ser transferidas eletronicamente por e -mail ou conectando -se através da Internet ou dos cabos diretos a computadores domésticos ou de escritório. Isso torna muito mais conveniente armazenar e acessar arquivos praticamente de qualquer lugar do mundo.