Quais são os diferentes tipos de sistemas de arquivamento comercial?
Graças aos avanços na tecnologia do escritório, existem muitos tipos de sistemas de arquivamento comercial para escolher ao tentar manter arquivos importantes organizados e seguros. O arquivamento é uma das maneiras mais comuns pelas quais as empresas armazenam registros, controlam formulários importantes, acessam informações rapidamente e protegem os dados que devem estar disponíveis com frequência por anos. O tipo de sistema de arquivamento de negócios escolhido depende principalmente do formato em que os arquivos estarão, como eles serão acessados e quais são os recursos de armazenamento da empresa.
Os sistemas de arquivamento de negócios mais comuns são peças de mobiliário de escritório, como armários e gavetas. Geralmente são feitos de metal ou madeira e contêm grandes gavetas deslizantes, grandes o suficiente para armazenar centenas de pastas e arquivos em papel. Desde pequenas empresas a grandes escritórios corporativos, os sistemas físicos de arquivamento de negócios são encontrados em todas as formas e tamanhos para acomodar qualquer tipo de arquivo de cópia impressa que precise ser armazenado com segurança.
Outros tipos comumente usados de sistemas de arquivamento comercial são os sistemas eletrônicos de armazenamento de arquivos. Os sistemas operacionais de computador possuem recursos de arquivamento eletrônico incorporados ao software, tornando-o uma maneira conveniente de proteger arquivos de vários tamanhos e tipos. Os arquivos podem incluir documentos de texto, gráficos e imagens, software ou arquivos baseados na Web. Sempre que um novo arquivo é criado ou compartilhado, os dados podem ser armazenados com segurança em uma pasta de arquivo virtual que pode ficar em um disco rígido de computador individual, transportada em um disco rígido externo ou armazenada em uma unidade virtual acessada pela Internet.
Outros sistemas de arquivamento comercial que geralmente fazem parte do campo eletrônico de arquivamento são os sistemas de gerenciamento de clientes e fornecedores. As empresas que têm um grande número de clientes e fornecedores para controlar isso são armazenando informações de clientes e fornecedores em cópia impressa ou em formato eletrônico em uma configuração especial de gerenciamento de recursos de clientes (CRM) ou gerenciamento de fornecedores (VM). Isso permite que uma grande variedade de arquivos seja armazenada pelo cliente ou fornecedor, para acesso rápido sob demanda.
Com a tecnologia melhorando os processos de muitas empresas, outros tipos de sistemas de arquivamento comercial incluem tecnologias móveis, como smartphones e computadores de mão. Executivos de negócios em movimento podem criar, fazer upload e compartilhar grandes arquivos de dados usando esses dispositivos. As informações podem ser transferidas eletronicamente por e-mail ou conectando-se à Internet ou por cabos diretos a computadores domésticos ou de escritório. Isso torna muito mais conveniente armazenar e acessar arquivos virtualmente de qualquer lugar do mundo.