¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de archivo de negocios?
Gracias a los avances en la tecnología de oficina, hay muchos tipos de sistemas de archivo de negocios para elegir cuando se trata de mantener los archivos importantes organizados y seguros. La presentación es una de las formas más comunes en que las empresas almacenan registros, realizan un seguimiento de los formularios importantes, acceden a la información rápidamente y protegen los datos que deben estar disponibles a menudo durante años. Los tipos de sistemas de archivo de negocios que uno elija dependen principalmente del formato en el que estarán los archivos, cómo se accederá a ellos y cuáles son las capacidades de almacenamiento del negocio.
Los sistemas de archivo de negocios más comúnmente pensados son los muebles de oficina independientes, como archivadores y cajones. Por lo general, están hechos de metal o madera, y contienen grandes cajones deslizantes que son lo suficientemente grandes como para contener cientos de carpetas y archivos de papel. Desde pequeñas empresas hasta grandes oficinas corporativas, los sistemas físicos de archivo de negocios se encuentran en todas las formas y tamaños para acomodar cualquier tipo de archivo impreso que deba almacenarse de forma segura.
Otros tipos de sistemas de archivo comerciales comúnmente utilizados son los sistemas electrónicos de almacenamiento de archivos. Los sistemas operativos de las computadoras tienen capacidades de archivo electrónico integradas en el software para que sea una forma conveniente de proteger archivos de muchos tamaños y tipos. Los archivos pueden incluir documentos de texto, gráficos e imágenes, software o archivos basados en la web. Cada vez que se crea o comparte un nuevo archivo, los datos pueden almacenarse de forma segura en una carpeta de archivos virtual que puede ubicarse en el disco duro de una computadora individual, transportarse en un disco duro externo o almacenarse en un disco virtual con acceso a Internet.
Otros sistemas de archivo de negocios que a menudo son parte del ámbito electrónico de archivo son los sistemas de gestión de clientes y proveedores. Las empresas que tienen un gran número de clientes y proveedores para realizar un seguimiento de la gestión de esto es mediante el almacenamiento de información de clientes y proveedores en una copia impresa o en formato electrónico en una configuración especial de gestión de recursos del cliente (CRM) o gestión de proveedores (VM). Esto permite que el cliente o el proveedor almacenen una amplia variedad de archivos, para un acceso rápido a pedido.
Con la tecnología que mejora los procesos de muchas empresas, otros tipos de sistemas de archivo incluyen tecnologías móviles como teléfonos inteligentes y computadoras de mano. Los ejecutivos de negocios en movimiento pueden crear, cargar y compartir grandes archivos de datos mediante el uso de estos dispositivos. La información se puede transferir electrónicamente por correo electrónico o conectándose a través de Internet o cables directos a las computadoras del hogar o la oficina. Esto hace que sea mucho más conveniente almacenar y acceder a archivos prácticamente desde cualquier parte del mundo.