Jaké jsou různé typy systémů podnikového podání?
Díky pokroku v oblasti kancelářské techniky existuje mnoho typů systémů podnikového archivování, z nichž si můžete vybrat, když se snažíte udržovat důležité soubory organizované a zabezpečené. Podání je jedním z nejčastějších způsobů, jak podniky ukládají záznamy, sledují důležité formy, rychle přistupují k informacím a chrání data, která musí být často dostupná roky. Typy systémů podnikového archivování, které si vyberete, závisí hlavně na formátu, v jakém budou soubory k dispozici, jak mají být přístupné a jaké jsou možnosti úložiště podniku.
Nejběžněji uvažovanými systémy podnikových archivů jsou samostatné kusy kancelářského nábytku, jako jsou kartotéky a zásuvky. Obvykle jsou vyrobeny z kovu nebo dřeva a obsahují velké posuvné zásuvky, které jsou dostatečně velké, aby pojaly mnoho stovek složek a papírových souborů. Od malých podniků po velké firemní kanceláře se systémy fyzického podnikání nacházejí ve všech tvarech a velikostech, aby vyhovovaly všem typům tištěných souborů, které je třeba bezpečně uložit.
Dalšími běžně používanými typy podnikových registračních systémů jsou systémy elektronického ukládání souborů. Počítačové operační systémy mají vestavěné funkce elektronického archivování do softwaru, což z něj činí pohodlný způsob ochrany souborů mnoha velikostí a typů. Soubory mohou zahrnovat textové dokumenty, grafiku a obrázky, software nebo webové soubory. Kdykoli je vytvořen nebo sdílen nový soubor, mohou být data bezpečně uložena ve složce virtuálních souborů, která může sedět na pevném disku jednotlivého počítače, přenášena na externím pevném disku nebo uložena na virtuální jednotce s přístupem na internet.
Jiné systémy podnikového archivování, které jsou často součástí elektronické sféry archivování, jsou systémy řízení zákazníků a prodejců. Společnosti, které mají velký počet zákazníků a prodejců, aby to dokázaly spravovat, jsou ukládáním informací o zákaznících a dodavatelích v papírové nebo elektronické podobě ve speciálním nastavení správy zákaznických zdrojů (CRM) nebo správy dodavatelů (VM). To umožňuje klientovi nebo prodejci ukládat širokou škálu souborů pro rychlý přístup na vyžádání.
S technologiemi zlepšujícími procesy mnoha podniků patří mezi další typy systémů podnikových archivů mobilní technologie, jako jsou chytré telefony a ruční počítače. Obchodní manažeři na cestách mohou pomocí těchto zařízení vytvářet, nahrávat a sdílet velké datové soubory. Informace pak mohou být přenášeny elektronicky prostřednictvím e-mailu nebo připojením přes internet nebo přímými kabely k domácím nebo kancelářským počítačům. Díky tomu je mnohem pohodlnější ukládat a přistupovat k souborům prakticky odkudkoli na světě.