Quali sono i diversi tipi di sistemi di archiviazione aziendale?

Grazie ai progressi nella tecnologia dell'ufficio, ci sono molti tipi di sistemi di archiviazione aziendali tra cui scegliere quando si cerca di mantenere i file importanti organizzati e sicuri. L'archiviazione è uno dei modi più comuni in cui le aziende archiviano i record, tengono traccia di moduli importanti, accedono rapidamente alle informazioni e proteggono i dati che devono essere disponibili spesso per anni. I tipi di sistema di archiviazione aziendale scelti dipendono principalmente dal formato in cui si troveranno i file, da come accedervi e dalle capacità di archiviazione dell'azienda.

I sistemi di archiviazione aziendali più comunemente pensati sono i mobili autonomi per ufficio come schedari e cassetti. Questi sono generalmente realizzati in metallo o legno e contengono grandi cassetti scorrevoli che sono abbastanza grandi da contenere centinaia di cartelle e file cartacei. Dalle piccole aziende ai grandi uffici aziendali, i sistemi di archiviazione delle attività fisiche sono disponibili in tutte le forme e dimensioni per adattarsi a qualsiasi tipo di file cartaceo che deve essere archiviato in modo sicuro.

Altri tipi di sistemi di archiviazione aziendali comunemente usati sono i sistemi di archiviazione elettronica dei file. I sistemi operativi per computer hanno funzionalità di archiviazione elettronica integrate nel software per rendere questo un modo conveniente per proteggere file di molte dimensioni e tipi. I file possono includere documenti di testo, grafica e immagini, software o file basati sul Web. Ogni volta che un nuovo file viene creato o condiviso, i dati possono essere archiviati in modo sicuro in una cartella di file virtuale che può trovarsi su un disco rigido di un singolo computer, essere trasportato in un disco rigido esterno o archiviato su un'unità virtuale accessibile da Internet.

Altri sistemi di archiviazione aziendali che spesso fanno parte del regno elettronico dell'archiviazione sono i sistemi di gestione dei clienti e dei fornitori. Le aziende che hanno un gran numero di clienti e fornitori per tenere traccia della gestione di questo sono archiviando le informazioni di clienti e fornitori in una copia cartacea o in formato elettronico in una configurazione di gestione delle risorse dei clienti (CRM) o di gestione dei fornitori (VM). Ciò consente a un'ampia gamma di file di essere archiviati dal cliente o dal fornitore, per un rapido accesso su richiesta.

Con la tecnologia che migliora i processi di molte aziende, altri tipi di sistemi di archiviazione aziendale includono tecnologie mobili come smartphone e computer portatili. I dirigenti aziendali in viaggio possono creare, caricare e condividere file di dati di grandi dimensioni utilizzando questi dispositivi. Le informazioni possono quindi essere trasferite elettronicamente via e-mail o collegandosi via Internet o dirigendo i cavi verso i computer di casa o dell'ufficio. Ciò rende molto più conveniente archiviare e accedere ai file praticamente da qualsiasi parte del mondo.