Hva er de forskjellige typene av virksomhetsarkiveringssystemer?
Takket være fremskritt innen kontorteknologi, er det mange typer virksomhetsarkiveringssystemer å velge mellom når du prøver å holde viktige filer organisert og sikker. Arkivering er en av de vanligste måtene virksomheter lagrer poster, holder oversikt over viktige skjemaer, får tilgang til informasjon raskt og beskytter data som må være tilgjengelige ofte i flere år. Hvilke typer arkiveringssystem man velger, avhenger hovedsakelig av formatet filene skal være i, hvordan de skal få tilgang til og hva lagringsmulighetene til virksomheten er.
De mest tenkte forretningsarkiveringssystemene er frittstående kontormøbler som arkivskap og skuffer. Disse er vanligvis laget av metall eller tre, og inneholder store skyve skuffer som er store nok til å inneholde mange hundre mapper og papirfiler. Fra små bedrifter til store bedriftskontorer finnes fysiske forretningsarkiveringssystemer i alle former og størrelser for å imøtekomme alle typer papirkopier som må lagres sikkert.
Andre ofte brukte typer forretningsarkiveringssystemer er elektroniske fillagringssystemer. Datamaskinens operativsystemer har elektroniske arkiveringsfunksjoner innebygd i programvaren for å gjøre dette til en praktisk måte å beskytte filer i mange størrelser og typer. Filer kan inkludere tekstdokumenter, grafikk og bilder, programvare eller nettbaserte filer. Hver gang en ny fil opprettes eller deles, kan dataene lagres sikkert i en virtuell filmappe som kan sitte på en individuell datamaskinens harddisk, fraktes rundt på en ekstern harddisk, eller lagres på en virtuell tilgang til Internett.
Andre forretningsarkiveringssystemer som ofte inngår i det elektroniske arkiveringsområdet, er kunde- og leverandøradministrasjonssystemer. Bedrifter som har et stort antall kunder og leverandører som skal følge med på å administrere dette, er ved å lagre kunde- og leverandørinformasjon i papirkopi eller elektronisk format i et spesielt CRM- eller leverandørstyringsoppsett. Dette gjør at et bredt utvalg av filer kan lagres av klient eller leverandør, for rask tilgang på forespørsel.
Med teknologi som forbedrer prosessene til mange virksomheter, inkluderer andre typer arkiveringssystemer mobile teknologier som smarttelefoner og håndholdte datamaskiner. Bedriftsledere på farten kan opprette, laste opp og dele store datafiler ved å bruke disse enhetene. Informasjon kan deretter overføres elektronisk via e-post eller ved å koble via Internett eller direkte kabler til hjemme- eller kontordatamaskiner. Dette gjør det mye mer praktisk å lagre og få tilgang til filer praktisk talt fra hvor som helst i verden.