Jakie są różne typy archiwizacji biznesowej?
Dzięki postępowi w technologii biurowej istnieje wiele rodzajów systemów archiwizacji biznesowej, które można wybierać, próbując utrzymać porządek i bezpieczeństwo ważnych plików. Archiwizacja jest jednym z najczęstszych sposobów przechowywania danych przez firmy, śledzenia ważnych formularzy, szybkiego dostępu do informacji i ochrony danych, które muszą być często dostępne przez lata. Typy wybieranych systemów archiwizacji biznesowej zależą głównie od formatu, w jakim będą się znajdować pliki, sposobu dostępu do nich oraz możliwości przechowywania danych w firmie.
Najbardziej popularnymi systemami segregowania dokumentów biznesowych są samodzielne meble biurowe, takie jak szafki na dokumenty i szuflady. Zazwyczaj są one wykonane z metalu lub drewna i zawierają duże przesuwne szuflady, które są wystarczająco duże, aby pomieścić setki folderów i plików papierowych. Od małych firm po duże biura korporacyjne, fizyczne systemy archiwizacji firm są dostępne we wszystkich kształtach i rozmiarach, aby pomieścić każdy rodzaj pliku papierowego, który musi być bezpiecznie przechowywany.
Innymi powszechnie stosowanymi typami systemów archiwizacji biznesowej są elektroniczne systemy przechowywania plików. Komputerowe systemy operacyjne mają wbudowane w oprogramowanie funkcje archiwizacji elektronicznej, dzięki czemu jest to wygodny sposób ochrony plików wielu rozmiarów i typów. Pliki mogą zawierać dokumenty tekstowe, grafikę i obrazy, oprogramowanie lub pliki internetowe. Za każdym razem, gdy nowy plik jest tworzony lub udostępniany, dane mogą być bezpiecznie przechowywane w wirtualnym folderze plików, który może znajdować się na dysku twardym komputera, być przenoszony na zewnętrznym dysku twardym lub przechowywany na dysku wirtualnym z dostępem do Internetu.
Inne systemy archiwizacji biznesowej, które często są częścią elektronicznego obszaru archiwizacji, to systemy zarządzania klientami i dostawcami. Firmy, które mają dużą liczbę klientów i dostawców do śledzenia tego zarządzania, przechowują informacje o klientach i dostawcach w formie papierowej lub elektronicznej w specjalnej konfiguracji zarządzania zasobami klienta (CRM) lub zarządzania dostawcami (VM). Umożliwia to przechowywanie szerokiej gamy plików przez klienta lub dostawcę w celu szybkiego dostępu na żądanie.
Wraz z technologią usprawniającą procesy wielu firm, inne typy archiwizacji biznesowej obejmują technologie mobilne, takie jak smartfony i komputery kieszonkowe. Przedsiębiorcy w podróży mogą tworzyć, przesyłać i udostępniać duże pliki danych przy użyciu tych urządzeń. Informacje można następnie przesyłać elektronicznie pocztą elektroniczną lub przez połączenie internetowe lub bezpośrednie kable do komputerów domowych lub biurowych. Dzięki temu znacznie wygodniej jest przechowywać i uzyskiwać dostęp do plików praktycznie z dowolnego miejsca na świecie.