Hvad er de forskellige typer af virksomhedsarkiveringssystemer?
Takket være fremskridt inden for kontorteknologi er der mange typer forretning arkiveringssystemer at vælge imellem, når man prøver at holde vigtige filer organiserede og sikre. Arkivering er en af de mest almindelige måder, hvorpå virksomheder lagrer poster, holder styr på vigtige formularer, får hurtig adgang til oplysninger og beskytter data, der ofte skal være tilgængelige i årevis. Hvilke typer virksomhedsarkiveringssystem man vælger afhænger hovedsageligt af det format, filerne skal være i, hvordan de skal få adgang til, og hvad forretningens lagringsfunktioner er.
De mest almindeligt tænkte forretningsarkiveringssystemer er uafhængige kontormøbler såsom arkivskabe og skuffer. Disse er generelt lavet af metal eller træ og indeholder store skydeskuffer, der er store nok til at indeholde mange hundreder af mapper og papirfiler. Fra små virksomheder til store virksomhedskontorer findes fysiske forretningsarkiveringssystemer i alle former og størrelser til at imødekomme enhver form for papirkopi, der skal opbevares sikkert.
Andre ofte anvendte typer af forretningsarkiveringssystemer er elektroniske fillagringssystemer. Computerstyringssystemer har elektroniske arkiveringsfunktioner indbygget i softwaren for at gøre dette til en bekvem måde at beskytte filer i mange størrelser og typer. Filer kan omfatte tekstdokumenter, grafik og billeder, software eller webbaserede filer. Hver gang en ny fil oprettes eller deles, kan dataene gemmes sikkert i en virtuel filmappe, der kan sidde på en individuel computerharddisk, transporteres rundt på en ekstern harddisk eller gemmes på et virtuelt drevet internetadgang.
Andre forretningsarkiveringssystemer, der ofte er en del af den elektroniske arkivering af arkivering, er kunde- og leverandøradministrationssystemer. Virksomheder, der har et stort antal kunder og leverandører, der skal holde styr på dette, er ved at gemme kunde- og leverandøroplysninger i en papirkopi eller elektronisk format i en speciel kundemiddelforvaltning (CRM) eller leverandørstyring (VM) -opsætning. Dette gør det muligt at lagre en lang række filer af klient eller leverandør for hurtig adgang efter behov.
Med teknologi, der forbedrer processerne i mange virksomheder, inkluderer andre typer arkiveringssystemer for mobiltelefoner mobile teknologier såsom smarte telefoner og håndholdte computere. Virksomhedsledere på farten kan oprette, uploade og dele store datafiler ved hjælp af disse enheder. Information kan derefter overføres elektronisk via e-mail eller ved at forbinde via Internettet eller direkte kabler til hjemme- eller kontorcomputere. Dette gør det meget mere praktisk at gemme og få adgang til filer stort set overalt i verden.