Wat zijn de verschillende soorten zakelijke archiveringssystemen?
Dankzij de vooruitgang op het gebied van kantoortechnologie, zijn er veel verschillende soorten zakelijke archiveringssystemen om belangrijke bestanden georganiseerd en veilig te houden. Indiening is een van de meest voorkomende manieren waarop bedrijven records opslaan, belangrijke formulieren bijhouden, snel toegang krijgen tot informatie en gegevens beschermen die vaak jarenlang beschikbaar moeten zijn. Het type bedrijfsarchiveringssysteem dat u kiest, hangt voornamelijk af van het formaat waarin de bestanden zich bevinden, hoe ze moeten worden benaderd en wat de opslagmogelijkheden van het bedrijf zijn.
De meest gangbare zakelijke archiefsystemen zijn op zichzelf staande kantoormeubels, zoals archiefkasten en laden. Deze zijn meestal gemaakt van metaal of hout en bevatten grote schuifladen die groot genoeg zijn voor honderden mappen en papieren bestanden. Van kleine bedrijven tot grote kantoren, fysieke bedrijfsarchiveringssystemen zijn er in alle soorten en maten voor elk type hardcopy-bestand dat veilig moet worden opgeslagen.
Andere veelgebruikte soorten zakelijke archiveringssystemen zijn elektronische opslagsystemen. Computerbesturingssystemen hebben elektronische archiveringsmogelijkheden ingebouwd in de software om dit een handige manier te maken om bestanden van vele formaten en soorten te beschermen. Bestanden kunnen tekstdocumenten, afbeeldingen en afbeeldingen, software of webgebaseerde bestanden zijn. Wanneer een nieuw bestand wordt gemaakt of gedeeld, kunnen de gegevens veilig worden opgeslagen in een virtuele bestandsmap die op een harde schijf van een individuele computer kan worden geplaatst, kan worden meegenomen op een externe harde schijf of kan worden opgeslagen op een virtuele schijf met internettoegang.
Andere zakelijke archiveringssystemen die vaak deel uitmaken van het elektronische archiveringsgebied zijn klant- en leveranciersbeheersystemen. Bedrijven die een groot aantal klanten en leveranciers hebben om dit bij te houden, zijn door klant- en leveranciersinformatie op te slaan in een hard copy of elektronisch formaat in een speciale customer resource management (CRM) of vendor management (VM) setup. Hierdoor kan een grote verscheidenheid aan bestanden worden opgeslagen door de klant of leverancier, voor snelle toegang op aanvraag.
Met technologie die de processen van veel bedrijven verbetert, omvatten andere soorten bedrijfsarchiveringssystemen mobiele technologieën zoals smartphones en handcomputers. Bedrijfsleiders die onderweg zijn, kunnen met deze apparaten grote gegevensbestanden maken, uploaden en delen. Informatie kan vervolgens elektronisch worden overgedragen via e-mail of door verbinding te maken via internet of directe kabels naar thuis- of kantoorcomputers. Dit maakt het veel handiger om bestanden vrijwel overal ter wereld op te slaan en te openen.