Vilka är de olika typerna av affärsarkiveringssystem?
Tack vare framstegen inom kontorteknologi finns det många typer av affärsarkiveringssystem att välja mellan när man försöker hålla viktiga filer organiserade och säkra. Arkivering är ett av de vanligaste sätten för företag att lagra poster, hålla reda på viktiga formulär, få tillgång till information snabbt och skydda data som måste finnas tillgängliga ofta i flera år. Vilken typ av affärsarkiveringssystem man väljer beror främst på formatet som filerna kommer att vara i, hur de ska nås och vilka företagets lagringsfunktioner är.
De vanligaste tankesystemen för affärsarkivering är fristående kontorsmöbler såsom arkivskåp och lådor. Dessa är vanligtvis gjorda av metall eller trä och innehåller stora skjutbara lådor som är tillräckligt stora för att rymma många hundratals mappar och pappersfiler. Från småföretag till stora företagskontor finns fysiska företagsarkiveringssystem i alla former och storlekar för att tillgodose alla typer av kopieringsfiler som måste lagras säkert.
Andra vanliga typer av affärsarkiveringssystem är elektroniska fillagringssystem. Datoroperativsystem har elektroniska arkiveringsfunktioner inbyggda i programvaran för att göra detta till ett bekvämt sätt att skydda filer i många storlekar och typer. Filer kan inkludera textdokument, grafik och bilder, programvara eller webbaserade filer. När en ny fil skapas eller delas kan data lagras på ett säkert sätt i en virtuell filmapp som kan sitta på en enskild dators hårddisk, transporteras runt på en extern hårddisk eller lagras på en Internet-åtkomlig virtuell enhet.
Andra arkiveringssystem som ofta ingår i det elektroniska arkiveringsområdet är kund- och leverantörshanteringssystem. Företag som har ett stort antal kunder och leverantörer för att hålla reda på hantera detta är genom att lagra kund- och leverantörsinformation i hårddisk eller elektroniskt format i en speciell kundresurshantering (CRM) eller leverantörshantering (VM). Detta gör att ett stort antal filer kan lagras av klienten eller leverantören för snabb åtkomst på begäran.
Med teknik som förbättrar processerna för många företag inkluderar andra typer av arkiveringssystem mobila tekniker som smarta telefoner och handdatorer. Företagsledare när du är på språng kan skapa, ladda upp och dela stora datafiler med hjälp av dessa enheter. Information kan sedan överföras elektroniskt via e-post eller genom att ansluta via Internet eller direktkablar till hem- eller kontordatorer. Detta gör det mycket mer praktiskt att lagra och komma åt filer praktiskt taget var som helst i världen.