Vad är företagsupphandling?

Begreppet affärsupphandling används för att beskriva aktiviteterna relaterade till inköp av varor och tjänster för en affärsenhet. Upphandling eller inköp är en viktig administrativ funktion som använder användning av kostnadsminskning och långsiktiga strategiska planeringstekniker för att hantera utgående kostnader. Fältet för upphandling av företag har tre huvudområden: anbud, leverantörshantering och strategiska inköp.

Människor som arbetar i företagsköp är kända som proffs för upphandling. Det finns tre huvudsakliga jobbtitlar i upphandling: köpare, upphandlingschef och upphandlingschef. En köpare ansvarar för att hantera inköp av varor från utvalda leverantörer. Upphandlingschef hanterar anbuds- och leverantörens urvalsprocess. Upphandlingschefens huvudansvar är avdelningens övergripande drift och förhandlingar med stora leverantörer av dollarvärde.

Anbud är processen för att bjuda in potentiella leverantörer att granska ett detaljerat kravdokument och lämna in sitt bud för verksamheten. Kravdokumentet innehåller det totala dollarvärdet och längden på kontraktet, vilken typ av produkt eller tjänst som krävs, kvalitetskrav och avtalsvillkor. En betydande mängd civila rättegångar är baserade på brister eller upplevd partiskhet i anbudsprocessen. Att följa lämplig affärsprocess och säkerställa ett rättvist och öppet anbud är mycket viktigt.

Det finns tre termer som vanligtvis används i affärsupphandling: begäran om förslag (RFP), begäran om information (RFI) och begäran om offert (RFQ). Vilken typ av svar som krävs anges i huvuddelen av dokumentet, tillsammans med datum och kontaktinformation. Alla tre termerna används för att beskriva en process när leverantörer antingen uppmanas att svara eller kraven publiceras på en offentlig webbplats eller ett upphandlingsverktyg, vilket gör att ett stort antal leverantörer kan svara. Datum är mycket viktiga i denna process, och att ignorera tidsfrister eller sakna dem kommer att utesluta svaret från övervägande. Se till att få ett kvitto med tid- och datumstämpel som anger när dokumenten mottogs av inköpsavdelningen för att undvika uteslutning.

Leverantörshantering inkluderar att säkerställa överensstämmelse med kontraktet, fungera som den primära kontakten för frågor relaterade till service och tvistlösning, samt hantering av betalningar eller klausuler som förhandlas fram i avtalet. Även om en hel del ansträngning är inriktad på den första anbudsinfordran och skrivning av kontraktet, är leverantörshantering den enda metoden att säkerställa att företaget faktiskt erhåller de förväntade besparingarna. Effektiv ledning resulterar i lägre driftskostnader, effektiva tjänster och en starkare förhandlingsposition under nästa förhandlingsrunda.

Strategisk inköp är processen för planerad inköp. I en typisk organisation skickar varje avdelning sina planerade inköp för året till budget- eller upphandlingsavdelningen. Personal letar efter sällskap eller möjligheter att buntra relaterade produkter tillsammans. Dessa mindre inköp kan sedan läggas ut på anbud, vilket ger flera leverantörer möjlighet att tillhandahålla dessa varor och tjänster. Sammantaget resulterar denna process i lägre inköpskostnader för organisationen.