Hva er forretningsanskaffelser?

Begrepet virksomhetsinnkjøp brukes for å beskrive aktivitetene knyttet til innkjøp av varer og tjenester for en virksomhet. Anskaffelser eller innkjøp er en viktig administrativ funksjon som bruker bruk av kostnadsreduksjon og langsiktige strategiske planleggingsteknikker for å håndtere utgående kostnader. Feltet med innkjøp av virksomheter har tre hovedområder: anbud, leverandørstyring og strategisk innkjøp.

Mennesker som jobber i forretningsanskaffelser er kjent som innkjøpsfagfolk. Det er tre hovedjobb titler i anskaffelser: kjøper, anskaffelsesansvarlig og anskaffelsesleder. En kjøper er ansvarlig for å håndtere kjøp av varer fra utvalgte leverandører. Anskaffelsesansvarlig styrer anbuds- og leverandørvalgsprosessen. Anskaffelsessjefens hovedansvar er den generelle driften av avdelingen og forhandlinger med leverandører av stor verdi.

Anbud er prosessen med å invitere potensielle leverandører til å gjennomgå et detaljert kravdokument og legge inn sitt bud på virksomheten. Kravdokumentet inneholder totalverdien og lengden på kontrakten, typen produkt eller tjeneste som kreves, kvalitetskrav og kontraktsvilkår. En betydelig mengde sivile søksmål er basert på mangler eller opplevd skjevhet i anbudsprosessen. Å følge passende forretningsprosess og sikre et rettferdig og gjennomsiktig anbud er veldig viktig.

Det er tre begreper som vanligvis brukes i virksomhetsinnkjøp: forespørsel om forslag (RFP), forespørsel om informasjon (RFI) og forespørsel om tilbud (RFQ). Hvilken type svar som kreves er angitt i hoveddelen av dokumentet, sammen med datoene og kontaktinformasjonen. Alle tre begrepene brukes for å beskrive en prosess når leverandører enten blir invitert til å svare, eller kravene blir lagt ut på et offentlig nettsted eller anskaffelsesverktøy, slik at et bredt spekter av leverandører kan svare. Datoer er veldig viktige i denne prosessen, og å ignorere frister eller savne dem vil utelukke svaret fra vurdering. Sørg for å få en kvittering med klokkeslett og dato stempel som indikerer når dokumentene ble mottatt av innkjøpsavdelingen, for å unngå eksklusjon.

Leverandørens ledelse inkluderer å sikre samsvar med kontrakten, fungere som den primære kontakten for problemer relatert til service og tvisteløsning, samt å håndtere eventuelle betalinger eller klausuler forhandlet inn i kontrakten. Selv om mye innsats er fokusert på den opprinnelige anbuds- og skriving av kontrakten, er leverandørstyring den eneste metoden for å sikre at selskapet faktisk oppnår den forventede besparelsen. Effektiv ledelse gir lavere driftskostnader, effektive tjenester og en sterkere forhandlingsposisjon i løpet av neste forhandlingsrunde.

Strategisk innkjøp er prosessen med planlagt innkjøp. I en typisk organisasjon sender hver avdeling sine planlagte innkjøp for året til budsjett- eller anskaffelsesavdelingen. Personalet ser etter fellestrekk, eller muligheter for å pakke relaterte produkter sammen. Disse mindre innkjøpene kan deretter legges ut på anbud, noe som gir flere leverandører muligheten til å tilby disse varene og tjenestene. Totalt sett fører denne prosessen til lavere innkjøpskostnader for organisasjonen.