Wat is elektronisch factureren?
Elektronische facturering is een methode waarbij een factuur via e-mail wordt verzonden in plaats van een papieren factuur of factuur per post. Bedrijven bieden hun klanten vaak de mogelijkheid om hun factuur of factuur elektronisch of via reguliere post te ontvangen. Elektronische facturering biedt voor- en nadelen voor zowel de bedrijven die deze factureringsmethode gebruiken als hun klanten.
Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van elektronische facturering zijn de kostenbesparingen. Het bespaart het bedrijf dat de facturen verzendt het papier en de inkt om de facturen en de enveloppen en portokosten te verzenden. Elektronische facturering maakt meestal gebruik van factureringssoftware die de facturen volgens schema verzendt, zodat het ook tijd voor de werknemer bespaart. Wanneer het bedrijf kosten verlaagt door elektronische facturen te gebruiken, kunnen ze sommige van deze kostenbesparingen doorberekenen aan hun klanten in de prijsstelling van de producten of diensten van het bedrijf.
Het ontvangen van een elektronische factuur is ook veel handiger voor klanten om te betalen. Sommige bedrijven nemen een link rechtstreeks op in de elektronische factuur waarmee de klant rechtstreeks vanuit de e-mail kan betalen. Andere bedrijven hebben overeenkomsten met banken die factuurbetaalservice aanbieden aan hun bankklanten. De elektronische factuur gaat als herinnering naar de bankrekening van de klant en vervolgens kan de klant de betaling plannen via zijn online factuurbetaling met zijn of haar bank.
Elektronische facturen en elektronische betalingen besparen de klant geld en tijd. Het is sneller en goedkoper dan een cheque uit te schrijven en de portokosten te betalen om deze te verzenden. Het vermindert ook papierverspilling en rommel thuis, omdat verklaringen meestal online door het bedrijf worden opgeslagen.
Voor bedrijven die elektronische facturen gebruiken, betekent dit ook dat ze de betaling veel sneller ontvangen. Wanneer een elektronische factuur wordt verzonden en de klant de betaling elektronisch uitvoert, wordt doorgaans het geld onmiddellijk aan het bedrijf ontvangen.
Hoewel elektronisch factureren veel voordelen heeft voor bedrijven en klanten, heeft het wel enkele nadelen. Sommige klanten hebben problemen met het ontvangen van elektronische facturen vanwege spamfilters van e-mail internetproviders (ISP). Als de klant de elektronische factuur niet ontvangt, kan hij vergeten de factuur te betalen en kan dit leiden tot late vergoedingen en kosten.
Beveiliging is een ander probleem waar klanten bang voor kunnen zijn bij het gebruik van elektronische facturering. Zolang het bedrijf een beveiligde server gebruikt om de factuur te verzenden en elektronische betalingen te ontvangen, is het veilig om facturen te ontvangen en online betalingen te doen.