Wat is gastvrijheid inkopen?
Het gebied van gastvrijheidsinkoop is een onderdeel van het bredere gebied van aankoop of inkoop. De inkoop van gastvrijheid is puur gericht op de inkoop van goederen en diensten voor de hotel-, restaurant- en resortindustrie. Deze industrie heeft zeer specifieke behoeften die in geen enkele andere industrie standaard zijn. Horeca-inkoop heeft vier primaire aspecten: sourcing, contractonderhandelingen, betalingsvoorwaarden en end-of-life management. Hoewel deze voorwaarden generiek van toepassing zijn op alle aanbestedingen, hebben ze een specifieke betekenis in deze sector.
De inkoop van materialen omvat de identificatie van geschikte leveranciers, het uitgeven van aanvragen voor offertes of offertes en inspectie van verschillende fabrieken. In de horeca moeten de materialen die worden gebruikt voor meubels en apparaten zeer duurzaam zijn en ontworpen zijn om door een breed scala aan mensen te worden gebruikt. Kwaliteit is een probleem met alle producten, maar de primaire focus bij inkoop van gastvrijheid is levensduur en vervanging. Een hotel kan bijvoorbeeld honderden stoelen kopen voor de hoofdlobby. Deze ontwerpen moeten uniek zijn voor de locatie, maar kunnen eenvoudig lokaal worden gerepareerd.
De trend in de richting van milieuvriendelijke oplossingen vormt een unieke uitdaging voor de inkoop van horeca. Deze industrie vereist een hoge omzet voor armaturen, meubels, apparaten en verbruiksgoederen. Naast het duurzaamheidsvraagstuk hebben producten die in massaproductie-installaties worden gemaakt, doorgaans een grote impact op het milieu, met het wijdverbreide gebruik van niet-hernieuwbare hulpbronnen. Hoewel veel bedrijven verzoeken van klanten om milieuvriendelijke service behandelen door minder wasgoed en andere diensten te gebruiken, blijft het gebruikte materiaal een uitdaging.
Een contractonderhandeling bij inkoop van horeca heeft de neiging om zich te concentreren op langetermijncontracten voor verschillende locaties van merknamen. Een typische hotelketen heeft bijvoorbeeld vier tot vijf verschillende merken die allemaal een unieke uitstraling moeten hebben. Over de contracten wordt door de keten onderhandeld, maar het kan nodig zijn om lokale leveranciers of meerdere unieke lay-outs of kleur- en ontwerpschema's te gebruiken om aan de verschillende vereisten te voldoen.
Betalingsvoorwaarden zijn een kritisch aspect van gastvrijheidsinkoop vanwege de cashflowkwesties die in deze branche veel voorkomen. Doorgaans zijn de voorwaarden vrij gul, waarbij de betaling 90 tot 120 dagen na ontvangst wordt onderhandeld. Er is een recente trend in het percentage van de betalingsvoorwaarden voor de voltooiing van het contract, waardoor een betere betalingsbalans voor leveranciers ontstaat en het horecabedrijf het project en de timing kan beheren.
End of life management is een voortdurende uitdaging in de horeca. Apparatuur wordt meestal binnen een tijdsbestek van twee tot drie jaar vervangen en kan in duurdere faciliteiten korter zijn. De noodzaak om het uiterlijk voortdurend te vernieuwen, resulteert in een reeks producten waarvan de levensduur resteert na vervanging. Als gevolg hiervan hebben veel bedrijven een verwijderings- en vergoedingsproces ingebouwd in de inkoopcontracten voor gastvrijheid. De leverancier is dan vrij om de apparatuur op te halen, op te knappen en deze items vervolgens opnieuw te verkopen aan andere bedrijven of rechtstreeks aan de consument.