Vad är gästfrihetsupphandling?
Fältet för gästfrihetsupphandling är en delmängd av det bredare fältet för upphandling eller inköp. Uppköp av gästfrihet fokuserar enbart på inköp av varor och tjänster för hotell-, restaurang- och resortsindustrin. Denna industri har mycket specifika behov som inte är standard inom någon annan bransch. Det finns fyra primära aspekter på gästfrihetsupphandling: inköp, kontraktsförhandling, betalningsvillkor och livslängd. Även om dessa villkor generellt gäller för alla upphandlingar, har de särskild betydelse inom denna sektor.
Anskaffning av material inkluderar identifiering av lämpliga leverantörer, utfärdande av förfrågningar om förslag eller offert och inspektion av olika tillverkningsanläggningar. I gästfrihetsindustrin måste materialen som används för möbler och apparater vara mycket hållbara och konstruerade för att användas av ett brett spektrum av människor. Kvalitet är en fråga med alla produkter, men det främsta fokuset på inköp av gästfrihet är livslängd och utbyte. Till exempel kan ett hotell köpa hundratals stolar för huvudlobbyen. Dessa mönster måste vara unika för platsen, men kan enkelt repareras lokalt.
Trenden mot miljövänliga lösningar utgör en unik utmaning för gästfrihetsupphandling. Denna industri kräver en hög omsättningstakt för inventarier, möbler, apparater och förbrukningsvaror. Förutom hållbarhetsfrågan har produkter som tillverkas i massproduktionsanläggningar vanligtvis en hög miljöpåverkan, med en utbredd användning av icke-förnybara resurser. Även om många företag tar upp kundbegäran om miljövänlig service genom minskning av tvätt och andra tjänster, förblir det faktiska materialet som används en utmaning.
En kontraktförhandling inom gästfrihetsupphandling tenderar att fokusera på långsiktiga kontrakt för en rad olika varumärkesplatser. Till exempel har en typisk hotellkedja fyra till fem olika märken som alla måste ha ett unikt utseende. Kontrakten förhandlas fram av kedjan, men kan kräva användning av lokala leverantörer eller flera unika layouter eller färg- och designscheman för att uppfylla de olika kraven.
Betalningsvillkor är en kritisk aspekt av gästfrihetsupphandling på grund av de kassaflödesfrågor som är vanliga i denna bransch. Vanligtvis är villkoren ganska generösa, med betalning som förhandlas fram 90 till 120 dagar efter mottagandet. Det har varit en ny trend att procentandel av betalningsvillkor för kontraktets slutförande, vilket skapar en bättre betalningsbalans till leverantörerna samtidigt som gästfrihetsföretaget kan hantera projektet och tidpunkten.
End of life management är en ständig utmaning inom gästfrihetsbranschen. Utrustning byts vanligtvis ut inom en två till tre år lång tidsram och kan vara kortare i anläggningar för högre slut. Behovet av att kontinuerligt uppdatera utseendet resulterar i en rad produkter med livslängd kvar efter byte. Som ett resultat har många företag byggt en borttagnings- och återbetalningsprocess i upphandlingskontrakten för gästfrihet. Leverantören står då fritt att hämta utrustningen, renovera och sedan sälja dessa artiklar igen till andra företag eller direkt till konsumenten.