Co to jest zaopatrzenie w hotelach?
Dziedzina zamówień hotelarskich jest podzbiorem szerszego obszaru zamówień lub zakupów. Zamówienia hotelarskie skupiają się wyłącznie na zakupach towarów i usług dla branży hotelarskiej, restauracyjnej i wypoczynkowej. Ta branża ma bardzo specyficzne potrzeby, które nie są standardowe w żadnej innej branży. Istnieją cztery podstawowe aspekty zamówień hotelarskich: pozyskiwanie, negocjowanie umów, warunki płatności i zarządzanie wycofaniem z eksploatacji. Chociaż terminy te mają zastosowanie ogólnie do wszystkich zamówień, mają szczególne znaczenie w tym sektorze.
Pozyskiwanie materiałów obejmuje identyfikację odpowiednich dostawców, wydawanie zapytań ofertowych lub ofert oraz kontrolę różnych zakładów produkcyjnych. W branży hotelarsko-gastronomicznej materiały stosowane na meble i urządzenia muszą być bardzo trwałe i zaprojektowane tak, aby mogły być używane przez wiele osób. Jakość jest problemem wszystkich produktów, ale głównym celem przy zakupach hotelowych jest długowieczność i wymiana. Na przykład hotel może kupić setki krzeseł do głównego holu. Te projekty muszą być unikalne dla danej lokalizacji, ale można je łatwo naprawić lokalnie.
Trend w kierunku rozwiązań przyjaznych środowisku stanowi wyjątkowe wyzwanie dla zamówień hotelarskich. Przemysł ten wymaga wysokiego wskaźnika obrotów w zakresie opraw, mebli, urządzeń i materiałów eksploatacyjnych. Oprócz kwestii trwałości, produkty wytwarzane w zakładach masowej produkcji zazwyczaj mają duży wpływ na środowisko, przy powszechnym stosowaniu zasobów nieodnawialnych. Chociaż wiele firm odpowiada na prośby klientów o przyjazną dla środowiska obsługę poprzez ograniczenie prania i innych usług, faktyczne użyte materiały pozostają wyzwaniem.
Negocjacje kontraktowe dotyczące zamówień hotelowych zwykle koncentrują się na kontraktach długoterminowych dla szeregu różnych lokalizacji markowych. Na przykład typowa sieć hoteli ma od czterech do pięciu różnych marek, które muszą mieć niepowtarzalny wygląd. Umowy są negocjowane przez sieć, ale mogą wymagać użycia lokalnych dostawców lub wielu unikalnych układów lub schematów kolorów i wzorów w celu spełnienia różnych wymagań.
Warunki płatności są kluczowym aspektem zamówień hotelarskich ze względu na problemy z przepływami pieniężnymi, które są powszechne w tej branży. Zazwyczaj warunki są dość hojne, a płatność jest negocjowana przez 90 do 120 dni po otrzymaniu. Ostatnio zaobserwowano tendencję do odsetka terminów płatności za zakończenie umowy, co zapewnia lepszą równowagę płatności dla dostawców, jednocześnie umożliwiając firmie hotelarskiej zarządzanie projektem i harmonogramem.
Zarządzanie końcem życia jest ciągłym wyzwaniem w branży hotelarskiej. Sprzęt jest zazwyczaj wymieniany w ciągu dwóch do trzech lat i może być krótszy w obiektach wyższej klasy. Konieczność ciągłego odświeżania wyglądu powoduje powstanie szeregu produktów, których żywotność pozostała po wymianie. W rezultacie wiele firm wdrożyło proces przeprowadzki i zwrotu kosztów w umowach dotyczących zamówień hotelowych. Dostawca może wówczas odebrać sprzęt, odnowić go, a następnie ponownie sprzedać te produkty innym firmom lub bezpośrednio konsumentowi.