Wat is factuurbeheer?
Factuurbeheer is een interne bedrijfsfunctie die verantwoordelijk is voor het beheer van documenten van leveranciers of leveranciers. Facturen vertegenwoordigen een brondocument in de boekhouding. Brondocumenten schetsen specifieke informatie met betrekking tot een financiële transactie. Verkopers bieden meestal externe services zoals onderhoud, hulpprogramma's, kantoorbenodigdheden of advertenties aan bedrijven. Leveranciers vertegenwoordigen bedrijven die bedrijven voorzien van economische middelen. Economische middelen omvatten de grondstoffen en directe arbeid die nodig zijn om consumptiegoederen of -diensten te produceren. Bedrijven gebruiken factuurbeheerprocessen om ervoor te zorgen dat leveranciers en leveranciers de betaling tijdig ontvangen.
Een veelgebruikt factuurbeheerproces is het driewegsysteem voor overeenkomsten dat wordt gevonden in functies voor crediteurenadministratie. Inkooporders vertegenwoordigen de interne informatie van het bedrijf die individuen specifieke autorisatie geeft om items van leveranciers of leveranciers te kopen. Twee exemplaren van inkooporders bestaan meestal in een bedrijf. Eén wordt verzonden naar de leverancier of leverancier en één wordt bewaard op de boekhoudafdeling van het bedrijf. Dit document wordt later tijdens het factuurbeheerproces in gebruik genomen.
Bedrijven die software voor bedrijfstechnologie gebruiken, mogen elektronische kopieën van inkooporders gebruiken. In plaats van een papieren kopie in een bestand te bewaren, kunnen bedrijven deze informatie naar een serverdatabase scannen. Hierdoor kunnen personen de bestelling indien nodig controleren of ophalen. Bedrijfssoftware kan ook de nauwkeurigheid van inkooporderinformatie verhogen.
Het tweede document in het drieweg-match-factuurbeheersysteem is het ontvangende ticket. Het ontvangende ticket en geeft aan dat alle goederen of diensten door het bedrijf zijn ontvangen volgens de bestelling. Het ontvangen van tickets valt meestal onder de verantwoordelijkheid van het magazijn of het administratieve personeel van het bedrijf. Een kopie van de bestelling en het ontvangende ticket wordt naar de boekhouding verzonden om de factuurbetaling te voltooien.
Veel leveranciers en leveranciers bieden klanten 30 dagen om te betalen voordat de vergoedingen en rente op onbetaalde saldi worden beoordeeld. Accounts crediteuren zullen het ontvangende ticket en de inkooporder in een openstaand bestand opslaan. Na ontvangst van de eindfactuur van de verkoper die om betaling vraagt, zal de crediteur alle drie de documenten matchen om ervoor te zorgen dat de informatie overeenkomt. Overeenkomen met de informatie van elk document is de kern van het drieweg-factuurbeheersysteem. Bedrijven betalen zelden leveranciers of leveranciers als de documenten niet overeenkomen. Zodra het crediteurenproces is voltooid, snijden griffiers een cheque voor de factuur, vragen ze om een handtekening van de eigenaar of de juiste manager en sturen ze de cheque.
Bedrijven kunnen aangepaste factuurbeheersystemen gebruiken. Ondernemers en managers zullen een systeem ontwikkelen dat hun backoffice- en boekhoudfuncties het beste ondersteunt. Grotere organisaties die elke maand honderden facturen ontvangen, wensen misschien een eenvoudiger systeem dan de drieweg-match. Factuurbeheer vereist niet dat alle bedrijven hetzelfde systeem gebruiken.