Hva er fakturahåndtering?
Fakturahåndtering er en intern forretningsfunksjon som er ansvarlig for å håndtere dokumenter fra leverandører eller leverandører. Fakturaer representerer et kildedokument i regnskap. Kildedokumenter skisserer spesifikk informasjon knyttet til en finansiell transaksjon. Selgere leverer vanligvis tjenester utenfor som vedlikehold, verktøy, kontorrekvisita eller reklame til bedrifter. Leverandører representerer selskaper som gir virksomheter økonomiske ressurser. Økonomiske ressurser inkluderer råvarer og direkte arbeidskraft som trengs for å produsere forbruksvarer eller tjenester. Bedrifter bruker fakturahåndteringsprosesser for å sikre at leverandører og leverandører mottar betaling på en rettidig måte.
En vanlig fakturahåndteringsprosess er treveis matchingssystemet som finnes i betalingsfunksjonene. Innkjøpsordrer representerer selskapets interne informasjon som gir enkeltpersoner spesifikk autorisasjon til å kjøpe varer fra leverandører eller leverandører. To eksemplarer av innkjøpsordrer finnes vanligvis i en virksomhet. Den ene sendes til leverandøren eller leverandøren og den ene beholdes i selskapets regnskapsavdeling. Dette dokumentet kommer i bruk senere i løpet av fakturahåndteringsprosessen.
Bedrifter som bruker forretningsteknologisk programvare kan bruke elektroniske kopier av innkjøpsordrer. I stedet for å opprettholde en papirkopi i en fil, kan selskaper skanne denne informasjonen til en serverdatabase. Dette lar enkeltpersoner gjennomgå eller hente innkjøpsordren etter behov. Bedriftsprogramvare kan også øke nøyaktigheten av innkjøpsordreinformasjon.
Det andre dokumentet i det treveis matchende fakturahåndteringssystemet er mottaksbilletten. Mottaksbilletten og angir alle varer eller tjenester som ble mottatt av selskapet i henhold til innkjøpsordren. Mottak av billetter er vanligvis ansvaret for selskapets lager eller administrativt personale. En kopi av innkjøpsordren og mottaksbillett blir sendt til regnskap for å ferdigstille fakturabetaling.
Mange leverandører og leverandører tilbyr kundene 30 dager å betale før de vurderer gebyrer og renter på ubetalte saldo. Kontoer som skal betales, arkiverer mottaksbilletten og innkjøpsordren i en utestående fil. Ved mottak av leverandørens sluttfaktura som ber om betaling, vil leverandøren av gjeldene samsvare med alle tre dokumentene for å sikre informasjonen samsvar. Å samsvare med hvert dokument informasjon er kjernen i det treveis fakturahåndteringssystemet. Selskaper betaler sjelden leverandører eller leverandører hvis dokumentene ikke stemmer overens. Når betalingsprosessen er fullført, vil funksjonærer kutte en sjekk for fakturaen, be om signatur fra eieren eller relevant leder og sende sjekken.
Bedrifter kan bruke tilpassede fakturahåndteringssystemer. Bedriftseiere og ledere vil utvikle et system som best støtter deres back office- og regnskapsfunksjoner. Større organisasjoner som mottar flere hundre fakturaer hver måned, kan ønske seg et enklere system enn treveiskampen. Fakturahåndtering krever ikke at alle selskaper bruker det samme systemet.