請求書管理とは

請求書管理は、ベンダーまたはサプライヤからのドキュメントを管理する内部ビジネス機能です。 請求書は、会計のソース文書を表します。 ソース文書には、金融取引に関連する特定の情報が記載されています。 ベンダーは通常、メンテナンス、ユーティリティ、事務用品、広告などの外部サービスを企業に提供します。 サプライヤーは、企業に経済的資源を提供する企業を表します。 経済的資源には、消費財やサービスの生産に必要な原材料と直接労働が含まれます。 企業は、請求書管理プロセスを使用して、ベンダーとサプライヤがタイムリーに支払いを受けるようにします。

一般的な請求書管理プロセスは、買掛金機能にある3者間照合システムです。 発注書は、ベンダーまたはサプライヤからアイテムを購入するための特定の許可を個人に提供する会社の内部情報を表します。 通常、企業には発注書の2つのコピーが存在します。 1つはベンダーまたはサプライヤに送信され、もう1つは会社の会計部門に保持されます。 このドキュメントは、後で請求書管理プロセス中に使用されます。

ビジネステクノロジーソフトウェアを使用している企業は、注文書の電子コピーを使用できます。 ファイルに紙のコピーを保持するのではなく、企業はこの情報をサーバーデータベースにスキャンする場合があります。 これにより、個人は必要に応じて発注書を確認または取得できます。 ビジネスソフトウェアは、発注情報の精度を高めることもできます。

3者間一致請求書管理システムの2番目の文書は、受信チケットです。 受け取りチケットは、すべての商品またはサービスが注文書に従って会社によって受け取られたことを示します。 チケットの受け取りは通常、会社の倉庫または管理スタッフの責任です。 発注書と受領チケットのコピーが会計に送られ、請求書の支払いが完了します。

多くのベンダーとサプライヤーは、未払いの残高に対する手数料と利子を査定する前に、顧客に30日間の支払いを提供しています。 買掛金担当者は、受領チケットと発注書を未処理のファイルに提出します。 支払いを要求する仕入先の最終請求書を受け取ると、買掛金担当者は情報が一致することを保証するために3つすべての文書を照合します。 各ドキュメントの情報を一致させることが、3方向の請求書管理システムの核心です。 文書が一致しない場合、会社はめったにベンダーやサプライヤーに支払いません。 買掛金処理が完了すると、店員は請求書の小切手を切り取り、所有者または適切なマネージャーに署名を要求し、小切手を郵送します。

企業は、カスタマイズされた請求書管理システムを使用できます。 事業主と管理者は、バックオフィスと会計機能を最もよくサポートするシステムを開発します。 毎月数百件の請求書を受け取る大規模な組織では、スリーウェイマッチよりもシンプルなシステムが望ましい場合があります。 請求書管理では、すべての会社が同じシステムを使用する必要はありません。