請求書管理とは何ですか？

請求書管理は、ベンダーまたはサプライヤーからのドキュメントの管理を担当する内部ビジネス機能です。請求書は、会計のソースドキュメントを表しています。ソースドキュメントは、金融取引に関連する特定の情報の概要を説明します。ベンダーは通常、メンテナンス、ユーティリティ、オフィス用品、広告などの外部サービスを企業に提供します。サプライヤーは、企業に経済的資源を提供する企業を表しています。経済的資源には、消費財またはサービスを生産するために必要な原材料と直接労働が含まれます。企業は、請求書管理プロセスを使用して、ベンダーとサプライヤーがタイムリーに支払いを受けるようにします。発注書は、ベンダーまたはサプライヤーからアイテムを購入するために個人の具体的な許可を提供する会社の内部情報を表しています。通常、ビジネスには2枚の発注書が存在します。 1つはsですベンダーまたはサプライヤーにentし、1つは会社の会計部門に保持されます。このドキュメントは、請求書管理プロセス中に後で登場します。

ビジネステクノロジーソフトウェアを使用する企業は、発注書の電子コピーを使用する場合があります。ファイルに紙コピーを維持するのではなく、企業はこの情報をサーバーデータベースにスキャンする場合があります。これにより、個人は必要に応じて発注書を確認または取得できます。ビジネスソフトウェアは、発注書情報の正確性を高めることもできます。

3ウェイマッチ請求書管理システムの2番目のドキュメントは、受信チケットです。受信チケットとすべての商品またはサービスが、発注書に従って会社が受け取ったことを示しています。通常、チケットを受け取ることは、会社の倉庫または管理スタッフの責任です。発注書と受信チケットのコピーは請求書の支払いを確定するためのccounting

多くのベンダーとサプライヤーは、無給の残高の料金と利息を評価する前に、顧客に30日間の支払いを提供しています。アカウントの支払担当者は、未払いのファイルに受信チケットと購入注文を提出します。支払いを要求するベンダーの最終請求書を受け取った後、買掛金店員は、3つのドキュメントすべてと一致して情報の一致を保証します。各ドキュメントの情報と一致するのは、3方向の請求書管理システムの核心です。ドキュメントが一致しない場合、企業はベンダーやサプライヤーに支払うことはめったにありません。アカウントの支払可能プロセスが完了すると、店員は請求書の小切手を削減し、所有者または適切なマネージャーに署名を要求し、小切手を郵送します。

企業は、カスタマイズされた請求書管理システムを使用する場合があります。ビジネスオーナーとマネージャーは、バックオフィスと会計機能を最もよくサポートするシステムを開発します。毎月数百件の請求書を受け取る大規模な組織は、SIMを望むかもしれませんスリーウェイマッチよりもシステムを備えています。請求書管理では、すべての企業が同じシステムを使用する必要はありません。