Was ist das Rechnungsmanagement?
Invoice Management ist eine interne Geschäftsfunktion, die für die Verwaltung von Dokumenten von Anbietern oder Lieferanten verantwortlich ist. Rechnungen stellen ein Quelldokument in der Buchhaltung dar. Quelldokumente skizzieren spezifische Informationen zu einer Finanztransaktion. Anbieter bieten in der Regel externe Dienstleistungen wie Wartung, Versorgungsunternehmen, Bürovorräte oder Werbung für Unternehmen an. Lieferanten vertreten Unternehmen, die Unternehmen wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Zu den wirtschaftlichen Ressourcen gehören die Rohstoffe und die direkten Arbeitskräfte, die zur Herstellung von Konsumgütern oder Dienstleistungen erforderlich sind. Unternehmen verwenden Rechnungsmanagementprozesse, um sicherzustellen, dass Anbieter und Lieferanten rechtzeitig die Zahlung erhalten. Bestellungen stellen die internen Informationen des Unternehmens dar, die Einzelpersonen eine spezifische Genehmigung zum Kauf von Gegenständen von Anbietern oder Lieferanten bieten. In der Regel gibt es zwei Kopien von Bestellungen in einem Unternehmen. Einer ist sEin Anbieter oder Lieferant und einer wird in der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens aufbewahrt. Dieses Dokument spielt später während des Rechnungsverwaltungsprozesses. Anstatt eine Papierkopie in einer Datei zu verwalten, können Unternehmen diese Informationen in eine Serverdatenbank scannen. Auf diese Weise können Einzelpersonen die Bestellung nach Bedarf überprüfen oder abrufen. Business -Software kann auch die Genauigkeit von Bestellinformationen erhöhen.
Das zweite Dokument im Drei-Wege-Match-Rechnungsmanagementsystem ist das empfangende Ticket. Das empfangende Ticket und gibt an, dass alle Waren oder Dienstleistungen vom Unternehmen gemäß der Bestellung eingingen. Die Erhalt von Tickets liegt in der Regel in der Verantwortung des Lagerhauses oder des Verwaltungsmitarbeiters des Unternehmens. Eine Kopie der Bestellung und des Empfangstickets wird an a gesendetCCounting zur Abschluss der Rechnungszahlung.
Viele Anbieter und Lieferanten bieten Kunden 30 Tage an, um die Gebühren und Zinsen für unbezahlte Guthaben zu bewerten. Konten -Zahlen sind das Empfangsticket und die Kaufauftrag in einer ausstehenden Datei ein. Nach Erhalt der endgültigen Rechnung des Anbieters wird der Angestellte von Payables mit allen drei Dokumenten übereinstimmen, um die Informationen übereinstimmen. Die Übereinstimmung mit den Informationen jedes Dokuments ist der Kern des Drei-Wege-Rechnungsmanagementsystems. Unternehmen zahlen selten Anbieter oder Lieferanten, wenn die Dokumente nicht übereinstimmen. Sobald die zu zahlenden Konten abgeschlossen sind, senken die Angestellten einen Scheck für die Rechnung, fordern Sie den Eigentümer oder den entsprechenden Manager an und mailen den Scheck.
Unternehmen können maßgeschneiderte Rechnungsmanagementsysteme verwenden. Geschäftsinhaber und Manager werden ein System entwickeln, das ihre Backoffice- und Buchhaltungsfunktionen am besten unterstützt. Größere Organisationen, die jeden Monat mehrere hundert Rechnungen erhaltenPLER-System als das Drei-Wege-Match. In Rechnungsprüfung müssen nicht alle Unternehmen dasselbe System verwenden.