Was ist Rechnungsverwaltung?
Die Rechnungsverwaltung ist eine interne Geschäftsfunktion, die für die Verwaltung von Dokumenten von Lieferanten oder Lieferanten zuständig ist. Rechnungen stellen einen Quellbeleg im Rechnungswesen dar. Quelldokumente enthalten spezifische Informationen zu einer Finanztransaktion. Anbieter bieten in der Regel externe Dienstleistungen wie Wartung, Versorgung, Bürobedarf oder Werbung für Unternehmen an. Lieferanten repräsentieren Unternehmen, die Unternehmen mit wirtschaftlichen Ressourcen versorgen. Zu den wirtschaftlichen Ressourcen gehören die Rohstoffe und direkten Arbeitskräfte, die zur Herstellung von Konsumgütern oder Dienstleistungen erforderlich sind. Unternehmen verwenden Rechnungsverwaltungsprozesse, um sicherzustellen, dass Lieferanten und Lieferanten die Zahlung rechtzeitig erhalten.
Ein gängiger Rechnungsverwaltungsprozess ist das Drei-Wege-Abgleichsystem, das in Kreditorenbuchhaltungsfunktionen verwendet wird. Bestellungen stellen die unternehmensinternen Informationen dar, die Einzelpersonen eine spezifische Berechtigung zum Kauf von Artikeln von Lieferanten oder Lieferanten erteilen. In einem Unternehmen sind normalerweise zwei Exemplare von Bestellungen vorhanden. Eine wird an den Lieferanten oder Lieferanten gesendet und eine wird in der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens aufbewahrt. Dieses Dokument wird später während des Rechnungsverwaltungsprozesses verwendet.
Unternehmen, die Business-Technologie-Software verwenden, können elektronische Kopien von Bestellungen verwenden. Anstatt eine Papierkopie in einer Datei aufzubewahren, können Unternehmen diese Informationen in eine Serverdatenbank scannen. Auf diese Weise können Einzelpersonen die Bestellung nach Bedarf überprüfen oder abrufen. Unternehmenssoftware kann auch die Genauigkeit von Bestellinformationen erhöhen.
Das zweite Dokument im Drei-Wege-Match-Rechnungsverwaltungssystem ist das Empfangsticket. Die Empfangsbestätigung zeigt an, dass alle Waren oder Dienstleistungen gemäß der Bestellung beim Unternehmen eingegangen sind. Der Erhalt von Tickets liegt normalerweise in der Verantwortung des Lagers oder des Verwaltungspersonals des Unternehmens. Eine Kopie der Bestellung und der Empfangsbestätigung wird an die Buchhaltung gesendet, um die Rechnungszahlung abzuschließen.
Viele Anbieter und Lieferanten bieten ihren Kunden eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, bevor sie Gebühren und Zinsen für nicht bezahlte Guthaben berechnen. Kreditorenbuchhalter archivieren das empfangende Ticket und die Bestellung in einer ausstehenden Datei. Nach Eingang der Schlussrechnung des Verkäufers, in der die Zahlung angefordert wird, stimmt der Sachbearbeiter für Verbindlichkeiten mit allen drei Dokumenten überein, um sicherzustellen, dass die Informationen übereinstimmen. Den Informationen jedes Dokuments zu entsprechen, ist das A und O des Drei-Wege-Rechnungsverwaltungssystems. Unternehmen zahlen nur selten Lieferanten oder Lieferanten, wenn die Dokumente nicht übereinstimmen. Sobald der Kreditorenbuchhaltungsprozess abgeschlossen ist, schneiden die Sachbearbeiter einen Scheck für die Rechnung aus, fordern die Unterschrift des Eigentümers oder des entsprechenden Managers an und senden den Scheck per Post.
Unternehmen können angepasste Rechnungsverwaltungssysteme verwenden. Unternehmer und Manager werden ein System entwickeln, das ihre Backoffice- und Buchhaltungsfunktionen am besten unterstützt. Größere Unternehmen, die mehrere hundert Rechnungen pro Monat erhalten, wünschen sich möglicherweise ein einfacheres System als das Drei-Wege-System. Für die Rechnungsverwaltung müssen nicht alle Unternehmen dasselbe System verwenden.