Cos'è la gestione delle fatture?
La gestione della fattura è una funzione aziendale interna responsabile della gestione dei documenti da fornitori o fornitori.Le fatture rappresentano un documento di origine in contabilità.I documenti di origine delineano informazioni specifiche relative a una transazione finanziaria.I fornitori di solito forniscono servizi esterni come manutenzione, servizi pubblici, forniture per uffici o pubblicità alle aziende.I fornitori rappresentano le aziende che forniscono alle aziende risorse economiche.Le risorse economiche includono le materie prime e il lavoro diretto necessari per produrre beni o servizi di consumo.Le aziende utilizzano processi di gestione delle fatture per garantire che i fornitori e i fornitori ricevano il pagamento in modo tempestivo.
Un processo di gestione delle fatture comune è il sistema di corrispondenza a tre vie trovata nelle funzioni di contabilità.Gli ordini di acquisto rappresentano le informazioni interne dell'azienda che forniscono un'autorizzazione specifica delle persone per l'acquisto di articoli da fornitori o fornitori.Di solito esistono due copie degli ordini di acquisto in un'azienda.Uno viene inviato al venditore o al fornitore e uno viene mantenuto nel dipartimento contabile della società.Questo documento entra in gioco più avanti durante il processo di gestione delle fatture.
Le aziende che utilizzano software di tecnologia aziendale possono utilizzare copie elettroniche degli ordini di acquisto.Invece di mantenere una copia cartacea in un file, le aziende possono scansionare queste informazioni in un database del server.Ciò consente alle persone di rivedere o recuperare l'ordine di acquisto secondo necessità.Il software aziendale può anche aumentare l'accuratezza delle informazioni sull'ordine di acquisto.
Il secondo documento nel sistema di gestione delle fatture a tre vie è il biglietto ricevente.Il biglietto ricevente e indica che tutti i beni o servizi sono stati ricevuti dalla società secondo l'ordine di acquisto.La ricezione dei biglietti è di solito a carico del magazzino o del personale amministrativo dell'azienda.Una copia dell'ordine di acquisto e del biglietto di ricezione viene inviata alla contabilità per finalizzare il pagamento della fattura.
Molti fornitori e fornitori offrono ai clienti 30 giorni per pagare prima di valutare le tasse e gli interessi su saldi non pagati.Gli impiegati pagabili conti presenteranno il biglietto ricevente e l'ordine di acquisto in un file in sospeso.Dopo aver ricevuto la fattura finale del venditore che richiede il pagamento, l'impiegato dei debiti corrisponderà a tutti e tre i documenti per assicurare le corrispondenze delle informazioni.Abbinare le informazioni di ciascun documento è il punto cruciale del sistema di gestione della fattura a tre vie.Le aziende raramente pagano fornitori o fornitori se i documenti non corrispondono.Una volta completato il processo di contabilità pagabile, gli impiegati taglieranno un assegno per la fattura, richiedono la firma dal proprietario o un gestore appropriato e spedite l'assegno.
Le aziende possono utilizzare sistemi di gestione delle fatture personalizzate.Gli imprenditori e i manager svilupperanno un sistema che supporta al meglio le loro funzioni di back office e contabilità.Le organizzazioni più grandi che ricevono diverse centinaia di fatture ogni mese possono desiderare un sistema più semplice rispetto alla partita a tre.La gestione della fattura non richiede a tutte le aziende di utilizzare lo stesso sistema.