송장 관리 란 무엇입니까?

송장 관리는 공급 업체 또는 공급 업체의 문서 관리를 담당하는 내부 비즈니스 기능입니다. 송장은 회계의 소스 문서를 나타냅니다. 소스 문서에는 금융 거래와 관련된 특정 정보가 요약되어 있습니다. 공급 업체는 일반적으로 유지 관리, 유틸리티, 사무용품 또는 비즈니스 광고와 같은 외부 서비스를 제공합니다. 공급 업체는 비즈니스에 경제 자원을 제공하는 회사를 나타냅니다. 경제 자원에는 소비재 또는 서비스를 생산하는 데 필요한 원자재 및 직접 노동이 포함됩니다. 회사는 송장 관리 프로세스를 사용하여 공급 업체와 공급 업체가 적시에 지불을 받도록합니다.

일반적인 송장 관리 프로세스는 미지급금 기능에서 발견되는 3 방향 일치 시스템입니다. 구매 주문은 공급 업체 또는 공급 업체로부터 품목을 구매할 수있는 개인별 권한을 제공하는 회사의 내부 정보를 나타냅니다. 일반적으로 비즈니스에는 두 개의 구매 주문 사본이 있습니다. 하나는 공급 업체 나 공급 업체로 보내지고 하나는 회사의 회계 부서에 보관됩니다. 이 문서는 송장 관리 프로세스 중에 나중에 작동합니다.

비즈니스 기술 소프트웨어를 사용하는 회사는 구매 주문의 전자 사본을 사용할 수 있습니다. 회사는 파일에 종이 사본을 보관하지 않고이 정보를 서버 데이터베이스로 스캔 할 수 있습니다. 이를 통해 개인은 필요에 따라 구매 주문을 검토하거나 검색 할 수 있습니다. 비즈니스 소프트웨어는 또한 구매 주문 정보의 정확성을 높일 수 있습니다.

3 방향 일치 송장 관리 시스템의 두 번째 문서는 수령 티켓입니다. 수령 티켓 및 구매 주문에 따라 회사가 수령 한 모든 상품 또는 서비스를 나타냅니다. 수령 티켓은 일반적으로 회사의 창고 또는 관리 직원의 책임입니다. 구매 주문서 및 수신 티켓의 사본이 계정으로 전송되어 송장 지불을 완료합니다.

많은 공급 업체 및 공급 업체는 미지급 잔액에 대한 수수료 및이자를 평가하기 전에 고객에게 30 일 지불을 제공합니다. 채무 회계 담당자는 미수금 파일로 수령 티켓과 구매 주문서를 제출합니다. 지불을 요청하는 공급 업체의 최종 송장을 받으면 채무 담당자는 세 가지 문서를 모두 일치시켜 정보가 일치하는지 확인합니다. 각 문서의 정보를 일치시키는 것은 3 방향 송장 관리 시스템의 핵심입니다. 문서가 일치하지 않으면 회사는 공급 업체 나 공급 업체에 비용을 지불하는 경우가 거의 없습니다. 채무 회계 처리가 완료되면 담당자는 송장 수표를 삭감하고 소유자 또는 해당 관리자에게 서명을 요청한 후 수표를 우편으로 발송합니다.

회사는 맞춤형 송장 관리 시스템을 사용할 수 있습니다. 비즈니스 소유자와 관리자는 백 오피스 및 회계 기능을 가장 잘 지원하는 시스템을 개발합니다. 매월 수백 건의 송장을받는 대기업은 3 자 경기보다 간단한 시스템을 원할 수 있습니다. 송장 관리는 모든 회사가 동일한 시스템을 사용해야하는 것은 아닙니다.