Co je správa faktur?
Správa faktur je interní obchodní funkce odpovědná za správu dokumentů od dodavatelů nebo dodavatelů. Faktury představují zdrojový dokument v účetnictví. Zdrojové dokumenty uvádějí konkrétní informace týkající se finanční transakce. Prodejci obvykle poskytují podnikům externí služby, jako je údržba, veřejné služby, kancelářské potřeby nebo reklama. Dodavatelé představují společnosti, které podnikům poskytují ekonomické zdroje. Mezi ekonomické zdroje patří suroviny a přímá práce potřebná k výrobě spotřebního zboží nebo služeb. Společnosti používají procesy správy faktur, aby zajistily, že prodejci a dodavatelé dostávají platby včas.
Běžným procesem správy faktur je systém třísměrného vyhledávání nalezený ve funkcích splatných účtů. Objednávky představují interní informace společnosti, které jednotlivcům poskytují konkrétní oprávnění k nákupu zboží od dodavatelů nebo dodavatelů. V obchodě obvykle existují dvě kopie objednávek. Jeden je odeslán prodejci nebo dodavateli a jeden je uchován v účetním oddělení společnosti. Tento dokument vstoupí do hry později během procesu správy faktur.
Společnosti používající software podnikové technologie mohou používat elektronické kopie objednávek. Spíše než udržování papírové kopie v souboru mohou společnosti tyto informace naskenovat do databáze serveru. To umožňuje jednotlivcům zkontrolovat nebo načíst objednávku podle potřeby. Firemní software může také zvýšit přesnost informací o objednávce.
Druhým dokumentem v systému správy faktur se třemi cestami je přijímací lístek. Přijímací lístek a uvádí veškeré zboží nebo služby, které společnost přijala podle objednávky. Za obdržení vstupenek obvykle odpovídá skladiště nebo administrativní pracovníci společnosti. Kopie objednávky a příjmu lístku je zaslána na účet k dokončení platby faktury.
Mnoho prodejců a dodavatelů nabízí zákazníkům 30 dní na zaplacení před stanovením poplatků a úroků z nezaplacených zůstatků. Účtovatelé, kteří mají zaplatit, zaevidují přijímací lístek a objednávku do vynikajícího souboru. Po obdržení konečné faktury prodávajícího požadující platbu se úředník závazků shoduje se všemi třemi dokumenty, aby zajistil shodu informací. Shoda informací každého dokumentu je jádrem systému třícestného řízení faktur. Společnosti zřídka platí prodejcům nebo dodavatelům, pokud se dokumenty neshodují. Po dokončení procesu platby účtů úředníci zkrátí šek na fakturu, vyžádají si podpis od vlastníka nebo příslušného správce a šek zašlou poštou.
Společnosti mohou používat přizpůsobené systémy správy faktur. Majitelé podniků a manažeři vyvinou systém, který nejlépe podporuje jejich back office a účetní funkce. Větší organizace, které každý měsíc dostávají několik stovek faktur, si mohou přát jednodušší systém, než je třísměrná shoda. Správa faktur nevyžaduje, aby všechny společnosti používaly stejný systém.