Hvad er fakturadministration?
Fakturadministration er en intern forretningsfunktion, der er ansvarlig for at styre dokumenter fra leverandører eller leverandører. Fakturaer repræsenterer et kildedokument i regnskabsføring. Kildedokumenter skitserer specifikke oplysninger vedrørende en finansiel transaktion. Leverandører leverer normalt eksterne tjenester såsom vedligeholdelse, forsyningsselskaber, kontorartikler eller reklame til virksomheder. Leverandører repræsenterer virksomheder, der giver virksomheder økonomiske ressourcer. Økonomiske ressourcer inkluderer de råvarer og direkte arbejdskraft, der er nødvendige for at producere forbrugsvarer eller tjenester. Virksomheder bruger fakturadministrationsprocesser for at sikre, at leverandører og leverandører modtager betaling på en rettidig måde.
En fælles fakturadministrationsproces er det trevejs match-system, der findes i konti, der skal betales. Indkøbsordrer repræsenterer virksomhedens interne oplysninger, der giver enkeltpersoner specifik tilladelse til at købe varer fra leverandører eller leverandører. To eksemplarer af indkøbsordrer findes normalt i en virksomhed. Den ene er sent til sælgeren eller leverandøren, og en opbevares i virksomhedens regnskabsafdeling. Dette dokument kommer senere i spil under fakturadministrationsprocessen.
Virksomheder, der bruger forretningsteknologisoftware, kan bruge elektroniske kopier af indkøbsordrer. I stedet for at vedligeholde en papirkopi i en fil, kan virksomheder scanne disse oplysninger i en serverdatabase. Dette giver enkeltpersoner mulighed for at gennemgå eller hente indkøbsordren efter behov. Forretningssoftware kan også øge nøjagtigheden af indkøbsordreoplysninger.
Det andet dokument i trevejskampfaktureringssystemet er den modtagende billet. Den modtagende billet og angiver alle varer eller tjenester blev modtaget af virksomheden i henhold til indkøbsordren. Modtagelse af billetter er normalt ansvaret for selskabets lager eller administrativt personale. En kopi af indkøbsordren og modtagelse af billet sendes til enCCounting for at afslutte fakturabetaling.
Mange leverandører og leverandører tilbyder kunderne 30 dage til at betale inden vurderingen af gebyrer og renter på ubetalte saldi. Konti, der skal betales embedsmænd, indgiver den modtagende billet- og købsordre i en fremragende fil. Efter at have modtaget sælgerens endelige faktura, der anmoder om betaling, vil gældskontoret matche alle tre dokumenter for at sikre informationskampene. At matche hvert dokuments information er kernen i det trevejs fakturadministrationssystem. Virksomheder betaler sjældent leverandører eller leverandører, hvis dokumenterne ikke stemmer overens. Når den betalte konti, der skal betales, er afsluttet, vil embedsmænd skære en check for fakturaen, anmode om underskrift fra ejeren eller passende manager og sende checken.
Virksomheder kan bruge tilpassede fakturahåndteringssystemer. Virksomhedsejere og ledere vil udvikle et system, der bedst understøtter deres back office og regnskabsfunktioner. Større organisationer, der modtager flere hundrede fakturaer hver måned, kan ønske en simPLER-system end trevejskampen. Fakturadministration kræver ikke, at alle virksomheder bruger det samme system.