Hvad er fakturahåndtering?
Fakturahåndtering er en intern forretningsfunktion, der er ansvarlig for styring af dokumenter fra leverandører eller leverandører. Fakturaer repræsenterer et kildedokument i regnskabet. Kildedokumenter skitserer specifikke oplysninger, der vedrører en finansiel transaktion. Sælgere leverer normalt ydre tjenester såsom vedligeholdelse, værktøjer, kontorartikler eller reklame til virksomheder. Leverandører repræsenterer virksomheder, der forsyner virksomheder med økonomiske ressourcer. Økonomiske ressourcer inkluderer de råvarer og direkte arbejdskraft, der er nødvendigt for at producere forbrugsvarer eller -tjenester. Virksomheder bruger fakturahåndteringsprocesser for at sikre, at leverandører og leverandører modtager betaling rettidigt.
En almindelig fakturahåndteringsproces er det tre-vejs matchingssystem, der findes i betalingsfunktioner. Indkøbsordrer repræsenterer virksomhedens interne oplysninger, der giver enkeltpersoner specifik tilladelse til at købe varer fra leverandører eller leverandører. To eksemplarer af indkøbsordrer findes normalt i en virksomhed. Den ene sendes til sælgeren eller leverandøren og den ene opbevares i virksomhedens regnskabsafdeling. Dette dokument kommer senere i spil under fakturahåndteringsprocessen.
Virksomheder, der bruger forretningsteknologisk software, kan bruge elektroniske kopier af indkøbsordrer. I stedet for at opretholde en papirkopi i en fil, kan virksomheder scanne disse oplysninger til en serverdatabase. Dette gør det muligt for enkeltpersoner at gennemgå eller hente indkøbsordren efter behov. Forretningssoftware kan også øge nøjagtigheden af oplysninger om indkøbsordrer.
Det andet dokument i fakturahåndteringssystemet med tre vejs match er modtagelsesbilletten. Den modtagende billet og angiver alle varer eller tjenester, der blev modtaget af virksomheden i henhold til indkøbsordren. Modtagelse af billetter er normalt ansvaret for virksomhedens lager eller det administrative personale. En kopi af indkøbsordren og modtagelsesbillet sendes til regnskab for at afslutte fakturabetaling.
Mange sælgere og leverandører tilbyder kunderne 30 dage til at betale, før de vurderer gebyrer og renter på ubetalte saldi. Kontorer, der skal betales, arkiverer den modtagende billet og indkøbsordren i en udestående fil. Efter modtagelse af sælgers endelige faktura, der anmoder om betaling, vil betalingsmægleren matche alle tre dokumenter for at sikre, at informationen matcher. At matche hvert dokuments oplysninger er kernen i det trevejs fakturahåndteringssystem. Virksomheder betaler sjældent leverandører eller leverandører, hvis dokumenterne ikke stemmer overens. Når betalingsprocessen er afsluttet, klipper kontorer en check for fakturaen, anmoder om underskrift fra ejeren eller den relevante manager og sender checken.
Virksomheder kan bruge tilpassede fakturastyringssystemer. Virksomhedsejere og ledere vil udvikle et system, der bedst understøtter deres back office- og regnskabsfunktioner. Større organisationer, der modtager flere hundrede fakturaer hver måned, kan have ønske om et enklere system end trevejsmatch. Fakturahåndtering kræver ikke, at alle virksomheder bruger det samme system.