Vad är fakturahantering?
Fakturahantering är en intern affärsfunktion som ansvarar för att hantera dokument från leverantörer eller leverantörer. Fakturor representerar ett källdokument i redovisningen. Källdokumenten innehåller specifik information om en finansiell transaktion. Leverantörer tillhandahåller vanligtvis externa tjänster som underhåll, verktyg, kontorsmaterial eller reklam till företag. Leverantörer representerar företag som förser företag med ekonomiska resurser. Ekonomiska resurser inkluderar råvaror och direkt arbetskraft som behövs för att producera konsumentvaror eller tjänster. Företag använder fakturahanteringsprocesser för att säkerställa att leverantörer och leverantörer får betalning i tid.
En vanlig fakturahanteringsprocess är trevägsmatchningssystemet som finns i betalningsfunktioner. Köporder representerar företagets interna information som ger enskilda specifika behörigheter att köpa objekt från leverantörer eller leverantörer. Två kopior av inköpsorder finns vanligtvis i ett företag. En skickas till säljaren eller leverantören och en behålls i företagets redovisningsavdelning. Detta dokument spelas upp senare under fakturahanteringsprocessen.
Företag som använder mjukvara för företagsteknik kan använda elektroniska kopior av inköpsorder. I stället för att behålla en papperskopia i en fil, kan företag skanna denna information till en serverdatabas. Detta gör att individer kan granska eller hämta inköpsordern efter behov. Företags mjukvara kan också öka noggrannheten för inköpsorderinformation.
Det andra dokumentet i det trevägs matchande fakturahanteringssystemet är mottagningsbiljetten. Mottagningsbiljetten och anger att alla varor eller tjänster har mottagits av företaget enligt inköpsorder. Att ta emot biljetter är vanligtvis företagets lager eller administrativa personal. En kopia av inköpsorder och mottagningsbiljett skickas till bokföring för att slutföra fakturabetalningen.
Många leverantörer och leverantörer erbjuder kunderna 30 dagar att betala innan de bedömer avgifter och ränta på obetalda saldon. Konton som ska betalas kommer att arkivera mottagningsbiljetten och inköpsorder i en utestående fil. Vid mottagande av säljarens slutfaktura som begär betalning kommer betalningskontören att matcha alla tre dokumenten för att säkerställa informationen matchar. Att matcha varje dokuments information är kärnan i det trevägs fakturahanteringssystemet. Företag betalar sällan leverantörer eller leverantörer om dokumenten inte matchar. När betalningsprocessen är klar kommer kontorister att klippa en check för fakturan, begära signatur från ägaren eller lämplig chef och skicka kontrollen.
Företag kan använda anpassade fakturahanteringssystem. Företagare och chefer kommer att utveckla ett system som bäst stöder deras back office och redovisningsfunktioner. Större organisationer som får flera hundra fakturor varje månad kan behöva ett enklare system än trevägsmatchen. Fakturahantering kräver inte att alla företag använder samma system.