Wat is Lean Project Management?
Lean projectmanagement wil projectmanagement richten op het snijden van niet-essentiële elementen. Het doel is om kosten te verlagen, knelpunten weg te nemen en de algehele productiviteit te verbeteren. Als bijproduct is het management zelf vaak gestroomlijnd.
Stroomlijnende projecten ontstonden in de jaren tachtig in Japan. John Krafcik bedacht de term "lean manufacturing" in 1988 om maatregelen aan te tonen die zijn genomen om de productiviteit te verbeteren. In de jaren negentig werd dit vervolgens toegepast op de bouwsector door denkers zoals Lauri Koskela. Het idee is sindsdien doordrongen van alle soorten projectmanagement.
Traditioneel projectmanagement is onderverdeeld in een aantal fasen, waaronder initiatie, planning, onderzoek en ontwikkeling en productie. Bovendien is er een controlesysteem om elke fase te controleren. Dergelijke projecten hebben de neiging om verschillende afdelingen of teams van elkaar gescheiden te houden. Ze zijn ook gevoelig voor afwijking van de fasestructuur en miscommunicatie.
Lean projectmanagement daarentegen probeert veelvoorkomende fouten in traditioneel projectbeheer te corrigeren. Een veel voorkomende misvatting onder projectmanagers is dat lean management leidt tot het opgeven van deze fasen. Lean management sluit eigenlijk nauwer aan bij die fasen. Dit dwingt het projectteam om sterkere plannen te maken zonder afwijkingen.
Sommige bedrijven realiseerden zich dat ze zich strikt aan de cyclus moesten houden en dat ze de samenwerking tussen teams moesten aanmoedigen. Dit is een belangrijk onderdeel van lean projectmanagement geworden. Ten eerste nemen alle belanghebbenden in het project deel aan de projectinitiatiefase. Dit betekent dat iedereen op dezelfde pagina is wanneer de volgende fase begint.
Vervolgens werken ontwerpers en producenten samen aan onderzoek en ontwikkeling en productie. Door deel te nemen aan de productie, zullen ontwerpers eerder praktische ontwerpen maken. Dit beperkt de tijd die nodig is voor herontwerpen. Het vermindert ook de communicatielussen tussen management, ontwerpers en het productieteam, omdat ze zich fysiek allemaal in dezelfde ruimte bevinden.
Een belangrijk onderdeel van alle stroomlijning in het bedrijfsleven is het verlagen van kosten en lean management is niet anders. De meeste projectmanagers proberen zo snel mogelijk de benodigde materialen voor een project vast te leggen. De meeste projecten zijn echter gevoelig voor wijzigingen in ontwerp en materialen. Door vroeg te kopen, besteedt het projectteam eigenlijk te veel uit aan materialen en creëert het veel afval.
Ter vergelijking: lean projectmanagement heeft tot doel om materiële orders op het laatste redelijke tijdstip vast te leggen. Dit betekent dat de onderzoeks- en ontwikkelingsafdeling zoveel mogelijk tijd moet krijgen om de ontwerpen te voltooien, maar vermijdt het creëren van een enorme kloof tussen ontwikkeling en productie. Op deze manier worden alleen de benodigde materialen gekocht. Het is ook waarschijnlijker dat ze in de juiste hoeveelheden worden gekocht.
Het besturingselement van projectmanagement is ook een integraal onderdeel van lean projectmanagement. Monitoring ter plaatse vermindert communicatielussen en verhoogt de productiviteit. Projectmanagers kunnen PDCA-cycli (plan-do-check-adjust) op alle elementen van het project in gang zetten om van fouten te leren. Dit helpt ook om het project gefocust te houden en helpt afwijkingen van de kerndoelstelling te voorkomen.