Vad är Lean Project Management?
Lean projektledning syftar till att fokusera projektledningen mot att minska icke-väsentliga element. Målet är att minska kostnaderna, eliminera flaskhalsar och förbättra den totala produktiviteten. Som en biprodukt är ledningen ofta effektiviserad.
Strömlinjeformande projekt har sitt ursprung i Japan under 1980-talet. John Krafcik myntade termen "lean tillverkning" 1988 för att visa åtgärder som vidtagits för att förbättra produktiviteten. Under 1990-talet tillämpades detta sedan på byggbranschen av tänkare som Lauri Koskela. Idén har sedan dess genomsyrat alla typer av projektledning.
Traditionell projektledning delas upp i ett antal faser, inklusive initiering, planering, forskning och utveckling och produktion. Dessutom finns det ett kontrollsystem för att övervaka varje fas. Sådana projekt tenderar att hålla olika avdelningar eller lag åtskilda från varandra. De är också benägna att avvika från fasstrukturen och felkommunikation.
Lean project management å andra sidan ser ut till att korrigera vanliga misstag i traditionell projektledning. En vanlig missuppfattning bland projektledare är att lean management leder till att dessa faser överges. Lean management fastnar faktiskt närmare dessa faser. Detta tvingar projektgruppen att skapa starkare planer utan avvikelse.
För att hålla sig mer fast på cykeln, insåg vissa företag att de behövde uppmuntra samarbete mellan team. Detta har blivit en viktig komponent i lean project management. Först deltar alla intressenter i projektet i projektinitieringsfasen. Det betyder att alla är på samma sida när nästa fas börjar.
Då arbetar designers och producenter tillsammans för forskning och utveckling samt produktion. Genom att delta i produktionen är det mer benägna att designers gör praktiska mönster. Detta minskar tiden för ny design. Det minskar också kommunikationsslingor mellan ledning, designare och produktionsteam, eftersom de alla är fysiskt i samma utrymme.
En nyckelkomponent i all effektivisering i affärer är att sänka kostnaderna och lean management är inte annorlunda. De flesta projektledare försöker fastställa det material som behövs för ett projekt så tidigt som möjligt. Majoriteten av projekten är dock benägna att ändra design och material. Genom att köpa tidigt, överskattar projektgruppen faktiskt material och skapar mycket avfall.
Som jämförelse syftar lean project management att låsa in materialbeställningar vid den sista rimliga tidpunkten. Detta innebär att ge forsknings- och utvecklingsavdelningen så mycket tid som möjligt för att slutföra design men undviker att skapa ett enormt gap mellan utveckling och produktion. På detta sätt köps endast de material som behövs. De är också mer benägna att köpa i rätt mängder.
Kontrollelementet i projektledningen är också en integrerad del av lean project management. Övervakning på plats minskar kommunikationsslingor och ökar produktiviteten. Projektledare kan inleda plan-do-check-justera (PDCA) cykler på alla delar av projektet för att lära av misstag. Detta hjälper också till att hålla projektet fokuserat och hjälper till att undvika avvikelse från kärnmålet.