Wat is Office-beheer?

Kantooradministratie is het proces van toezicht op de dagelijkse activiteiten van een kantoor. De taak van administratie is meestal de verantwoordelijkheid van een kantoorbeheerder of manager. Afhankelijk van de algemene operationele structuur van de organisatie en de complexiteit van de taken die met de operatie in het algemeen samenhangen, kunnen de verantwoordelijkheden van de manager of beheerder zich richten op enkele kerntaken, of het beheer van een breed scala aan functies omvatten.

Een van de kerntaken van kantooradministratie is het management van de medewerkers die bij het kantoor horen. Kantoorbeheerders zijn doorgaans verantwoordelijk voor het toezicht op het kantoorpersoneel en zorgen ervoor dat elke medewerker over de benodigde middelen beschikt om zijn of haar toegewezen taken vakkundig uit te voeren. Beheerders fungeren ook als probleemoplosser en bieden ondersteuning en assistentie aan medewerkers wanneer zich ongebruikelijke situaties voordoen tijdens het voltooien van een toegewezen taak. Het is niet ongebruikelijk dat beheerders verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van periodieke werknemersevaluaties, het aanbevelen van loonsverhogingen of het verstrekken van corrigerende of crosstrainende werknemers als een manier om die werknemers te helpen hun relaties met de werkgever te verbeteren.

Naast het beheren en ondersteunen van medewerkers, houdt kantooradministratie ook in dat het kantoor altijd over de middelen beschikt die nodig zijn om productief te blijven. Dit omvat het coördineren van de reparaties aan kantoorapparatuur die defect is, of het voorbereiden en indienen van aanvragen voor nieuwe apparatuur indien nodig. Kantoorbeheerders worden vaak belast met het beheer van het gebruik van kantoorbenodigdheden zoals papier, schrijfinstrumenten, printerlinten en andere items die constant op kantoor worden gebruikt. De kantoorbeheerder streeft ernaar het kantoor te allen tijde binnen het toegewezen budget te houden en heeft vaak enige inbreng in de budgetplanning voor aankomende boekhoudperioden.

Afhankelijk van de reikwijdte van de betrokken kantooradministratie, kan een werkgever eisen dat een beheerder ten minste een tweejarige graad heeft van een geaccrediteerde onderwijsinstelling, met die graad in een vakgebied dat verband houdt met de algemene functie van het bedrijf. Met kantooromgevingen die complexer zijn, kan van een beheerder worden geëist dat hij een vierjarige opleiding heeft gevolgd in een passende studie. Veel bedrijven geven er de voorkeur aan om van binnenuit te promoten, wat betekent dat iemand die in een instappositie begint te werken uiteindelijk de training kan krijgen die nodig is om deel uit te maken van de kantooradministratie. Wanneer dit het geval is, staat de werkgever de werknemer normaal gesproken bij met de mogelijkheid om zijn of haar opleiding voort te zetten, zowel door hulp te bieden bij het behalen van een diploma, als met een soort mentorprogramma op het werk.