Hva er Office Administration?

Kontoradministrasjon er prosessen med å føre tilsyn med den daglige driften av et kontor. Administrasjonsoppgaven er vanligvis ansvaret for en kontoradministrator eller leder. Avhengig av organisasjonens generelle driftsstruktur og kompleksiteten til oppgavene som er forbundet med operasjonen generelt, kan ansvaret til lederen eller administratoren fokusere på noen få kjerneoppgaver, eller involvere styring av et bredt spekter av funksjoner.

En av kjerneoppgavene knyttet til kontoradministrasjon er ledelsen av de ansatte tilknyttet kontoret. Vanligvis er kontoradministratorer ansvarlige for å føre tilsyn med kontorets ansatte, og sørge for at hver ansatt har ressurser som er nødvendige for å kompetent utføre sine tildelte oppgaver. Administratorer fungerer også som feilsøkere, og gir støtte og hjelp til ansatte når uvanlige situasjoner oppstår under fullføringen av en tildelt oppgave. Det er ikke uvanlig at administratorer er ansvarlige for å gjennomføre periodiske evalueringer av de ansatte, anbefale lønnsøkninger eller gi de ansatte utbedring eller kryssopplæring som et middel til å hjelpe de ansatte til å forbedre forholdet til arbeidsgiveren.

Sammen med å lede og støtte ansatte, innebærer også kontoradministrasjon at man alltid sørger for at kontoret alltid har ressursene som trengs for å være produktive. Dette innebærer å koordinere reparasjonene på kontorutstyr som ikke fungerer, eller forberede og sende inn forespørsler om nytt utstyr når det er nødvendig. Kontoradministratorer er ofte belastet med oppgaven å administrere bruken av kontorrekvisita som papir, skriveinstrumenter, skriverbånd og andre gjenstander som er i konstant bruk rundt om på kontoret. Kontoradministratoren prøver å holde kontoret til enhver tid innenfor det tildelte budsjettet, og har ofte noen innspill i budsjettplanleggingen for kommende regnskapsperioder.

Avhengig av omfanget av involvert kontoradministrasjon, kan en arbeidsgiver kreve at en administrator besitter minst en to-årig grad fra en akkreditert utdanningsinstitusjon, med den graden i et felt relatert til virksomhetens generelle funksjon. I kontormiljøer som er mer sammensatte, kan det hende at en administrator må ha en fire-årig grad i et passende studiekurs. Mange bedrifter foretrekker å markedsføre innenfra, noe som betyr at noen som begynner ansettelse i en stilling på inngangsnivå, til slutt kan få den opplæringen som er nødvendig for å bli en del av kontoradministrasjonen. Når dette er tilfelle, hjelper arbeidsgiveren normalt arbeidstakeren med muligheten til å videreutdanne seg, både ved å gi hjelp til å få en grad, og med en slags mentorprogram på jobben.