Co to jest administracja biurowa?
Administracja biura to proces nadzorowania codziennej działalności biura. Zadanie administracyjne leży zwykle w gestii administratora lub kierownika biura. W zależności od ogólnej struktury operacyjnej organizacji i złożoności zadań związanych z operacją, obowiązki menedżera lub administratora mogą koncentrować się na kilku podstawowych zadaniach lub obejmować zarządzanie szerokim zakresem funkcji.
Jednym z podstawowych zadań związanych z administrowaniem biurem jest zarządzanie pracownikami związanymi z biurem. Zazwyczaj administratorzy biurowi są odpowiedzialni za nadzór nad pracownikami biurowymi, upewniając się, że każdy pracownik ma zasoby niezbędne do kompetentnego wykonywania powierzonych mu obowiązków. Administratorzy działają również jako narzędzia do rozwiązywania problemów, zapewniając wsparcie i pomoc pracownikom, gdy pojawią się niezwykłe sytuacje podczas wykonywania przypisanego zadania. Nie jest niczym niezwykłym, że administratorzy są odpowiedzialni za przeprowadzanie okresowych ocen pracowników, zalecanie podwyżek wynagrodzeń lub zapewnianie pracownikom naprawczych lub krzyżowych szkoleń jako sposobu pomocy tym pracownikom w poprawie ich relacji z pracodawcą.
Oprócz zarządzania i wspierania pracowników, administracja biura obejmuje również zapewnienie, że biuro zawsze ma zasoby potrzebne do utrzymania produktywności. Wiąże się to z koordynacją napraw każdego niesprawnego sprzętu biurowego lub przygotowywaniem i składaniem wniosków o nowy sprzęt, jeśli to konieczne. Administratorzy biurowi często mają za zadanie zarządzanie wykorzystaniem materiałów biurowych, takich jak papier, przybory do pisania, wstążki do drukarek i inne przedmioty, które są stale używane w biurze. Administrator biura dąży do tego, aby biuro działało przez cały czas w ramach przydzielonego budżetu i często ma pewien wkład w planowanie budżetu na nadchodzące okresy rozliczeniowe.
W zależności od zakresu administracji biura pracodawca może wymagać od administratora posiadania co najmniej dwuletniego dyplomu akredytowanej instytucji edukacyjnej, przy czym stopień ten należy do dziedziny związanej z ogólną funkcją przedsiębiorstwa. W środowiskach biurowych, które są bardziej złożone, administrator może wymagać czteroletniego dyplomu na odpowiednim kierunku studiów. Wiele firm woli awansować od wewnątrz, co oznacza, że osoba rozpoczynająca zatrudnienie na stanowisku podstawowym może ostatecznie przejść szkolenie niezbędne do stania się częścią administracji biura. W takim przypadku pracodawca zwykle pomaga pracownikowi w dalszym rozwoju edukacji, zarówno poprzez pomoc w uzyskaniu stopnia naukowego, jak i pewien rodzaj programu mentorskiego w pracy.