O que é administração do Office?
A administração do escritório é o processo de supervisionar as operações diárias de um escritório. A tarefa de administração geralmente é de responsabilidade de um administrador ou gerente do escritório. Dependendo da estrutura operacional geral da organização e da complexidade das tarefas associadas à operação em geral, as responsabilidades do gerente ou administrador podem se concentrar em algumas tarefas principais ou envolver o gerenciamento de uma ampla variedade de funções.
Uma das principais tarefas associadas à administração do escritório é o gerenciamento dos funcionários associados ao escritório. Normalmente, os administradores do escritório são responsáveis por supervisionar a equipe do escritório, certificando-se de que cada funcionário tenha os recursos necessários para desempenhar com competência suas tarefas atribuídas. Os administradores também funcionam como solucionadores de problemas, fornecendo suporte e assistência aos funcionários quando situações incomuns surgem durante a conclusão de uma tarefa atribuída. Não é incomum que os administradores sejam responsáveis por realizar avaliações periódicas dos funcionários, recomendar aumentos salariais ou fornecer aos funcionários treinamento corretivo ou cruzado como forma de ajudar esses funcionários a melhorar seus relacionamentos com o empregador.
Além de gerenciar e apoiar os funcionários, a administração do escritório também envolve garantir que o escritório sempre tenha os recursos necessários para permanecer produtivo. Isso envolve coordenar os reparos em qualquer equipamento de escritório com defeito ou preparar e enviar solicitações de novo equipamento, quando necessário. Os administradores de escritório costumam ter a tarefa de gerenciar o uso de material de escritório, como papel, instrumentos de escrita, fitas da impressora e outros itens que estão em uso constante no escritório. O administrador do escritório se esforça para manter o escritório funcionando dentro do orçamento atribuído o tempo todo e, muitas vezes, tem alguma entrada no planejamento do orçamento para os próximos períodos contábeis.
Dependendo do escopo da administração do escritório envolvido, um empregador pode exigir que um administrador possua pelo menos um diploma de dois anos de uma instituição educacional credenciada, com esse diploma em um campo relacionado à função geral da empresa. Com ambientes de escritório mais complexos, pode ser necessário que um administrador tenha um diploma de quatro anos em um curso de estudo apropriado. Muitas empresas preferem promover a partir de dentro, o que significa que alguém que começa a trabalhar em um cargo de nível inicial pode eventualmente receber o treinamento necessário para se tornar parte da administração do escritório. Quando esse for o caso, o empregador normalmente ajuda o funcionário com a oportunidade de continuar sua educação, tanto através da assistência na obtenção de um diploma quanto em algum tipo de programa de orientação no trabalho.