Vad är Office Administration?

Kontorsadministration är processen för att övervaka den dagliga verksamheten på ett kontor. Administrationsuppgiften är vanligtvis ansvaret för en kontorsadministratör eller chef. Beroende på organisationens allmänna driftsstruktur och komplexiteten i uppgifterna som är förknippade med operationen i allmänhet kan ansvaret för administratören eller administratören fokusera på några kärnuppgifter, eller involvera hantering av ett brett spektrum av funktioner.

En av de viktigaste uppgifterna i kontorsadministrationen är hanteringen av de anställda som är förknippade med kontoret. Vanligtvis är kontorsadministratörer ansvariga för att övervaka kontorspersonalen och se till att varje anställd har resurser som krävs för att kompetent kunna utföra sina uppdrag. Administratörer fungerar också som felsökare, som ger stöd och hjälp till anställda när ovanliga situationer uppstår under avslutandet av en tilldelad uppgift. Det är inte ovanligt att administratörer är ansvariga för att genomföra periodiska utvärderingar av anställda, rekommendera löneförhöjningar eller ge anställda avhjälpande eller korsutbildning som ett sätt att hjälpa dessa anställda att förbättra sina relationer med arbetsgivaren.

Tillsammans med att hantera och stödja anställda innebär kontoradministration också att se till att kontoret alltid har de resurser som krävs för att förbli produktiva. Detta innebär att samordna reparationerna på all kontorsutrustning som inte fungerar, eller förbereda och lämna in begäran om ny utrustning vid behov. Kontorsadministratörer har ofta uppgiften att hantera användningen av kontorsmaterial som papper, skrivinstrument, skrivarband och andra föremål som är i ständigt bruk runt kontoret. Kontorsadministratören strävar efter att hålla kontoret verksamt inom den tilldelade budgeten hela tiden och har ofta lite input i budgetplaneringen för kommande redovisningsperioder.

Beroende på omfattningen av inblandad kontorsadministration kan en arbetsgivare kräva att en administratör innehar minst en tvåårig examen från en ackrediterad utbildningsinstitution, med den examen inom ett område som är relaterat till verksamhetens allmänna funktion. Med kontorsmiljöer som är mer komplexa kan en administratör krävas att ha en fyraårig examen i en lämplig kurs. Många företag föredrar att främja inifrån, vilket innebär att någon som börjar anställning i en tjänstnivå på sikt kan få den utbildning som krävs för att bli en del av kontorsadministrationen. När detta är fallet, hjälper arbetsgivaren normalt arbetstagaren med möjligheten att fortsätta sin utbildning, både genom att ge hjälp för att få en examen, och med någon typ av mentorprogram på jobbet.