Was ist die Büroverwaltung?
Die Büroverwaltung ist der Prozess der Überwachung des täglichen Betriebs eines Büros. Die Aufgabe der Administration liegt normalerweise in der Verantwortung eines Büroadministrators oder Managers. Abhängig von der allgemeinen Betriebsstruktur der Organisation und der Komplexität der mit dem Betrieb im Allgemeinen verbundenen Aufgaben können sich die Verantwortlichkeiten des Managers oder Administrators auf einige Kernaufgaben konzentrieren oder die Verwaltung eines breiten Spektrums von Funktionen umfassen.
Eine der Kernaufgaben der Büroverwaltung ist die Verwaltung der mit dem Büro verbundenen Mitarbeiter. In der Regel sind die Büroadministratoren für die Überwachung des Büropersonals verantwortlich und stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um seine zugewiesenen Aufgaben kompetent auszuführen. Administratoren fungieren auch als Problemlöser und bieten Mitarbeitern Unterstützung und Unterstützung, wenn während der Ausführung einer zugewiesenen Aufgabe ungewöhnliche Situationen auftreten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Administratoren für die Durchführung von regelmäßigen Mitarbeiterbewertungen, die Empfehlung von Gehaltserhöhungen oder die Bereitstellung von Abhilfemaßnahmen oder gegenseitigen Schulungen verantwortlich sind, um diese Mitarbeiter bei der Verbesserung ihrer Beziehungen zum Arbeitgeber zu unterstützen.
Neben der Verwaltung und Unterstützung der Mitarbeiter gehört zur Büroverwaltung auch die Sicherstellung, dass das Büro immer über die Ressourcen verfügt, die erforderlich sind, um produktiv zu bleiben. Dies umfasst die Koordinierung der Reparaturen an fehlerhaften Bürogeräten oder die Vorbereitung und Übermittlung von Anforderungen für neue Geräte, falls erforderlich. Büroadministratoren werden häufig mit der Verwaltung der Verwendung von Büromaterialien wie Papier, Schreibgeräten, Druckerbändern und anderen Dingen beauftragt, die im Büro ständig verwendet werden. Der Büroadministrator ist bestrebt, das Büro jederzeit innerhalb seines zugewiesenen Budgets zu betreiben, und hat häufig einen gewissen Einfluss auf die Budgetplanung für kommende Abrechnungsperioden.
Je nach Umfang der Büroverwaltung kann ein Arbeitgeber verlangen, dass ein Administrator über einen mindestens zweijährigen Abschluss einer akkreditierten Bildungseinrichtung verfügt, wobei dieser Abschluss in einem Bereich liegt, der mit der allgemeinen Funktion des Unternehmens zusammenhängt. In komplexeren Büroumgebungen muss ein Administrator möglicherweise einen vierjährigen Abschluss in einem geeigneten Studiengang vorweisen. Viele Unternehmen ziehen es vor, von innen heraus zu fördern, was bedeutet, dass jemand, der eine Anstellung in einer Einstiegsposition antritt, möglicherweise die erforderliche Ausbildung erhält, um Teil der Büroverwaltung zu werden. In diesem Fall bietet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer normalerweise die Möglichkeit, sich weiterzubilden, und zwar sowohl durch Unterstützung bei der Erlangung eines Abschlusses als auch durch eine Art Mentoring-Programm am Arbeitsplatz.