Co je to Office Administration?

Správa úřadu je proces dohledu nad každodenními činnostmi kanceláře. Úkolem správy je obvykle odpovědnost správce nebo vedoucí kanceláře. V závislosti na obecné provozní struktuře organizace a složitosti úkolů spojených s operací obecně se mohou odpovědnosti vedoucího nebo správce soustředit na několik základních úkolů nebo zahrnovat správu širokého spektra funkcí.

Jedním z hlavních úkolů spojených se správou kanceláře je řízení zaměstnanců spojených s kanceláří. Administrativní pracovníci obvykle zodpovídají za dohled nad zaměstnanci úřadu a zajišťují, aby každý zaměstnanec měl zdroje nezbytné k tomu, aby mohl kvalifikovaně vykonávat svěřené úkoly. Správci také fungují jako poradci při potížích a poskytují podporu a pomoc zaměstnancům v případě neobvyklých situací, ke kterým dojde při plnění přiřazené úlohy. Není neobvyklé, že administrátoři nesou odpovědnost za provádění pravidelných hodnocení zaměstnanců, za doporučování zvyšování mezd nebo za poskytování nápravných nebo křížových školení zaměstnancům jako prostředek, jak těmto zaměstnancům pomoci zlepšit jejich vztahy se zaměstnavatelem.

Spolu s řízením a podporou zaměstnanců zahrnuje administrativní správa také zajištění toho, aby kancelář měla vždy zdroje potřebné k tomu, aby zůstala produktivní. To zahrnuje koordinaci oprav jakéhokoli kancelářského vybavení, které nefunguje, nebo přípravu a předložení požadavků na nové vybavení, pokud je to nutné. Správci kanceláří jsou často pověřeni správou používání kancelářských potřeb, jako jsou papír, psací potřeby, pásky do tiskáren a další položky, které se v kanceláři neustále používají. Správce úřadu usiluje o to, aby úřad byl neustále v provozu v rámci svého přiděleného rozpočtu, a často má určitý podíl na plánování rozpočtu pro nadcházející účetní období.

V závislosti na rozsahu zapojené kancelářské správy může zaměstnavatel požadovat, aby správce vlastnil alespoň dvouletý titul od akreditované vzdělávací instituce, přičemž tento titul je v oblasti související s obecnou funkcí podniku. U složitějších kancelářských prostředí může být vyžadováno, aby administrátor absolvoval čtyřletý titul v příslušném studijním programu. Mnoho společností upřednostňuje propagaci zevnitř, což znamená, že někdo, kdo nastoupí do zaměstnání na pozici na základní úrovni, může nakonec získat školení nezbytné pro to, aby se stal součástí administrativy. V takovém případě zaměstnavatel běžně pomáhá zaměstnanci s možností dalšího vzdělávání, a to jak poskytováním pomoci při získávání titulu, tak prostřednictvím nějakého typu mentorského programu pro danou práci.