Qu'est-ce que l'administration de bureau?
L'administration de bureau est le processus de supervision des opérations quotidiennes d'un bureau. La tâche de l’administration incombe généralement à un administrateur ou à un responsable de bureau. En fonction de la structure opérationnelle générale de l'organisation et de la complexité des tâches associées à l'opération en général, les responsabilités du responsable ou de l'administrateur peuvent être centrées sur quelques tâches essentielles ou impliquer la gestion d'un large éventail de fonctions.
L'une des tâches principales associées à l'administration de bureau est la gestion des employés associés au bureau. En règle générale, les administrateurs de bureau sont chargés de superviser le personnel de bureau, en s'assurant que chaque employé dispose des ressources nécessaires pour s'acquitter de manière compétente des tâches qui lui sont assignées. Les administrateurs agissent également comme des dépanneurs, fournissant un soutien et une assistance aux employés lorsque des situations inhabituelles se produisent pendant la réalisation d'une tâche assignée. Il n’est pas inhabituel que les administrateurs soient chargés de procéder à des évaluations périodiques des employés, de recommander des augmentations de salaire ou de dispenser aux employés une formation de rattrapage ou une formation croisée afin d’aider ces employés à améliorer leurs relations avec l’employeur.
Outre la gestion et le soutien des employés, l'administration de bureau implique également de s'assurer que le bureau dispose toujours des ressources nécessaires pour rester productif. Cela implique de coordonner les réparations de tout équipement de bureau qui fonctionne mal ou de préparer et de soumettre des demandes de nouvel équipement lorsque cela est nécessaire. Les administrateurs de bureau sont souvent chargés de gérer l’utilisation des fournitures de bureau telles que le papier, les instruments d’écriture, les rubans pour imprimantes et d’autres éléments constamment utilisés au bureau. L’administrateur du bureau s’efforce de maintenir le bureau en permanence dans les limites du budget qui lui est attribué et participe souvent à la planification du budget pour les périodes comptables à venir.
Selon la portée de l’administration de bureau impliquée, un employeur peut exiger que l’administrateur détienne au moins un diplôme de deux ans délivré par un établissement d’enseignement agréé, dans un domaine lié à la fonction générale de l’entreprise. Dans les environnements de bureau plus complexes, un administrateur peut être obligé de posséder un diplôme de quatre ans dans un programme d'études approprié. De nombreuses entreprises préfèrent faire la promotion de l'intérieur, ce qui signifie qu'une personne qui commence à occuper un poste de débutant peut éventuellement recevoir la formation nécessaire pour intégrer l'administration de bureau. Lorsque tel est le cas, l'employeur aide normalement l'employé à poursuivre ses études, à la fois en lui fournissant de l'aide pour obtenir un diplôme et en mettant en place un programme de mentorat en cours d'emploi.