Wat is loonbeheer?

Loonbeheer is het proces dat bedrijven gebruiken om werknemers te compenseren voor hun arbeid. Dit proces omvat ook het inhouden van loonheffingen zoals inkomen, sociale zekerheid en werkloosheid, evenals garnituren. Veel bedrijven gebruiken een geautomatiseerd bedrijfs- of boekhoudsoftwarepakket om hen te helpen met deze bedrijfsfunctie. Payrollmanagers en griffiers op de personeelsafdeling houden doorgaans werknemersbestanden bij waar het bedrijf gegevens heeft geschreven ter ondersteuning van de inhoudingen die zijn ingehouden op het salaris van de werknemer.

Bedrijven ontwikkelen doorgaans standaard systemen voor loonbeheer om ervoor te zorgen dat alle werknemers het nodige papierwerk invullen om in een bedrijf te werken. Deze informatie bevat persoonlijke informatie met betrekking tot de nationale identificatie van een persoon, de woonplaats, ervaringsdocumentatie en belastingdocumenten. Papierwerk kan betrekking hebben op federale, provinciale of lokale overheidsinstanties. Bedrijven moeten deze documenten in hun loonbeheersysteem bewaren gedurende de hele tijd dat de werknemer voor het bedrijf werkt en gedurende enkele jaren nadat het bedrijf of de werknemer de werkrelatie heeft beëindigd.

Veel zakelijke en boekhoudsoftwarepakketten of applicaties bevatten salarismodules die bedrijven kunnen gebruiken voor loonbeheer. Deze modules kunnen helpen bij het automatiseren van de systemen die loonheffingen en loonbeslag berekenen. Met de meeste softwarepakketten en -applicaties die tegenwoordig op de markt zijn, kunnen bedrijven hun loonmodules bijwerken telkens wanneer er wijzigingen worden aangebracht in de loonbelastingwetgeving. Dit bespaart het bedrijf tijd, vooral als het bedrijf meerdere nationale of internationale locaties heeft. Deze modules kunnen bedrijven ook helpen hun loonbeheersystemen te scheiden per werknemersklasse, zoals salaris, per uur of andere classificaties.

Bedrijfseigenaren dienen een advocaat te raadplegen om ervoor te zorgen dat hun systemen voor loonbeheer alle relevante documentatie bevatten voor het aannemen van werknemers, het bijhouden van looninformatie en het beëindigen van werknemers. Het juridische papierwerk dat met loonbeheer is gemoeid, kan snel vervelend worden en veel tijd en moeite vergen om recht te blijven. Eigenaren die de loonadministratie niet up-to-date houden, kunnen zware boetes van overheidsinstanties krijgen met betrekking tot looninformatie. Dit kan de eigenaren niet alleen veel kapitaal kosten, maar het kan ook kleinere bedrijven failliet laten gaan.

Kleine bedrijven of eigenaren met weinig ervaring in de loonadministratie kunnen dit proces uitbesteden aan een derde partij. Hoewel het uitbesteden van salarisadministratie de verantwoordelijkheid van het bedrijf niet volledig ontslaat, kan het eigenaren helpen het grootste deel van het papierwerk met betrekking tot salarisadministratie te vermijden. Externe verwerkers bieden bedrijven ook de mogelijkheid om achtergrond- of kredietcontroles op potentiële werknemers uit te voeren, wat toekomstige problemen van sluwe of slechte werknemers kan helpen beperken of verbieden.