Vad är lönehantering?

Löneadministration är den process företag använder för att kompensera arbetare för deras arbetskraft. Denna process inkluderar även källskatt av löneskatter som inkomst, social trygghet och arbetslöshet samt garneringar. Många företag använder ett datoriserat företags- eller redovisningsprogram för att hjälpa dem med denna affärsfunktion. Lönschefer och kontorister inom personalavdelningen underhåller vanligtvis anställda filer där företaget har skrivit poster för att stödja avdrag som kvarhålls från den anställdas lönecheck.

Företag utvecklar vanligtvis vanliga system för löneadministration för att säkerställa att alla anställda fyller ut nödvändigt pappersarbete för att arbeta i ett företag. Denna information innehåller personlig information som rör individens nationella identifikation, bostadsort, erfarenhetsdokumentation och skattedokument. Pappersarbete kan relatera till myndigheter, statliga eller lokala myndigheter. Företag måste behålla dessa dokument i sitt lönestyrningssystem hela tiden som anställden arbetar för företaget och i flera år efter det att företaget eller den anställda har avslutat arbetsförhållandet.

Många paket eller applikationer för affärs- och bokföringsprogram innehåller lönemoduler som företag kan använda för hantering av lön. Dessa moduler kan hjälpa till att automatisera de system som beräknar löneskatter och lönepynt. De flesta programvarupaket och applikationer på marknaden idag tillåter företag att uppdatera sina lönemoduler varje gång ändringar görs i lagstiftningen om löneskatt. Detta sparar företagets tid, särskilt om företaget har flera nationella eller internationella platser. Dessa moduler kan också hjälpa företag att skilja sina lönestyrningssystem efter arbetarklass, som lön, timme eller andra klassificeringar.

Företagare bör konsultera en advokat för att säkerställa att deras lönestyrningssystem innehåller all relevant dokumentation för att anställa arbetstagare, upprätthålla information om lön och säga upp anställda. Det juridiska pappersarbete som är involverat i lönehantering kan snabbt bli tråkigt och kräva stora mängder tid och ansträngning för att hålla rakt. Ägare som inte håller uppdaterade löneposter kan utsättas för svåra påföljder från statliga myndigheter angående information om lön. Det kan inte bara kosta ägarna stora mängder kapital, utan det kan också tvinga mindre företag till konkurs.

Småföretag eller ägare med liten erfarenhet av lönekontrakt kan lägga ut denna process till tredje part. Även om outsourcing av lönekontrakt inte befriar företagets ansvar helt, kan det hjälpa ägarna att undvika att fylla de flesta pappersarbete som avser lön. Tredjepartsprocessorer erbjuder också företagen möjlighet att genomföra bakgrund eller kreditkontroll av potentiella anställda, vilket kan hjälpa till att begränsa eller förbjuda framtida problem från otrevliga eller malcontentarbetare.