Qu'est-ce que la gestion de la paie?
La gestion de la paie est le processus utilisé par les entreprises pour indemniser les travailleurs pour leur travail. Ce processus comprend également la retenue des charges sociales telles que le revenu, la sécurité sociale et le chômage, ainsi que les saisies d’argent. De nombreuses entreprises utilisent un progiciel informatisé de gestion ou de comptabilité pour les aider dans cette fonction. Les responsables de la paie et les employés du service des ressources humaines conservent généralement les dossiers des employés dans lesquels l'entreprise dispose de registres pour justifier les déductions retenues sur le salaire de l'employé.
Les entreprises développent généralement des systèmes standard de gestion de la paie pour garantir que tous les employés remplissent les formalités administratives nécessaires pour travailler dans une entreprise. Ces informations contiennent des informations personnelles relatives à l'identification nationale, au lieu de résidence, à la documentation de l'expérience et aux documents fiscaux d'une personne. La paperasserie peut être liée aux agences gouvernementales fédérales, étatiques ou locales. Les entreprises doivent conserver ces documents dans leur système de gestion de la paie pendant tout le temps où l'employé travaille pour l'entreprise et pendant plusieurs années après la fin de la relation de travail entre l'entreprise ou l'employé.
De nombreux progiciels ou applications de comptabilité et de gestion contiennent des modules de paie que les entreprises peuvent utiliser pour la gestion de la paie. Ces modules peuvent aider à automatiser les systèmes de calcul des charges sociales et des saisies de salaire. La plupart des progiciels et des applications disponibles sur le marché permettent aux entreprises de mettre à jour leurs modules de paie à chaque modification de la législation en matière de taxes sur la masse salariale. Cela fait gagner du temps à la société, en particulier si celle-ci possède plusieurs sites nationaux ou internationaux. Ces modules peuvent également aider les entreprises à séparer leurs systèmes de gestion de la paie par classe de travailleurs, tels que les classifications salariales, horaires ou autres.
Les propriétaires d'entreprise doivent consulter un avocat pour s'assurer que leurs systèmes de gestion de la paie incluent toute la documentation pertinente pour l'embauche de travailleurs, la gestion des informations de paie et le licenciement des employés. Les formalités juridiques liées à la gestion de la paie peuvent rapidement devenir fastidieuses et nécessitent beaucoup de temps et d’efforts pour rester dans le droit chemin. Les propriétaires qui ne tiennent pas à jour leurs registres de paie peuvent faire face à de lourdes pénalités de la part des agences gouvernementales en ce qui concerne les informations sur la paie. Cela peut non seulement coûter cher aux propriétaires, mais cela peut aussi forcer les plus petites entreprises à la faillite.
Les petites entreprises ou les propriétaires peu expérimentés dans le domaine de la paie peuvent sous-traiter ce processus à un tiers. L'externalisation de la paie ne dégage pas entièrement la responsabilité de l'entreprise, mais peut aider les propriétaires à éviter de remplir la majorité des tâches administratives liées à la paie. Les entreprises de traitement tierces offrent également aux entreprises la possibilité de procéder à des vérifications des antécédents ou de la solvabilité des employés potentiels, ce qui peut aider à limiter ou à interdire les problèmes futurs des travailleurs sournois ou mécontents.