Co to jest zarządzanie płacami?
Zarządzanie płacami to proces wykorzystywany przez firmy do wynagradzania pracowników za ich pracę. Proces ten obejmuje również potrącanie podatków od wynagrodzeń, takich jak dochód, ubezpieczenie społeczne i bezrobocie, a także dodatki. Wiele firm korzysta ze skomputeryzowanego pakietu oprogramowania biznesowego lub księgowego, aby pomóc im w wykonywaniu tej funkcji biznesowej. Menedżerowie płac i urzędnicy w dziale zasobów ludzkich zazwyczaj przechowują akta pracowników, w których firma zapisała zapisy potwierdzające potrącenia potrącone z wypłaty pracownika.
Firmy zazwyczaj opracowują standardowe systemy zarządzania płacami, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy wypełniają formalności niezbędne do pracy w firmie. Informacje te zawierają dane osobowe związane z identyfikacją krajową, miejscem zamieszkania, dokumentacją doświadczenia i dokumentami podatkowymi. Formalności mogą dotyczyć agencji rządowych, stanowych lub lokalnych. Firmy muszą przechowywać te dokumenty w systemie zarządzania płacami przez cały czas pracy pracownika w firmie i przez kilka lat po zakończeniu przez nią pracy lub stosunku pracy.
Wiele pakietów oprogramowania i aplikacji biznesowych i księgowych zawiera moduły płac, które firmy mogą wykorzystywać do zarządzania listami płac. Te moduły mogą pomóc zautomatyzować systemy obliczające podatki od wynagrodzeń i dodatki do pensji. Większość dostępnych obecnie pakietów oprogramowania i aplikacji pozwala firmom aktualizować moduły płac za każdym razem, gdy wprowadzane są zmiany w przepisach podatkowych. Oszczędza to czas firmy, szczególnie jeśli firma ma wiele lokalizacji krajowych lub międzynarodowych. Moduły te mogą również pomóc firmom w oddzieleniu systemów zarządzania płacami według kategorii pracowników, takich jak wynagrodzenie, stawka godzinowa lub inne klasyfikacje.
Właściciele firm powinni skonsultować się z prawnikiem, aby upewnić się, że ich systemy zarządzania listami płac obejmują całą stosowną dokumentację dotyczącą zatrudniania pracowników, utrzymywania informacji o liście płac i zwalniania pracowników. Dokumenty prawne związane z zarządzaniem listami płac mogą szybko stać się żmudne i wymagać dużej ilości czasu i wysiłku, aby zachować porządek. Właściciele, którzy nie aktualizują rejestrów płac, mogą podlegać surowym karom ze strony agencji rządowych za informacje dotyczące wynagrodzeń. Może to nie tylko kosztować właścicieli duże kwoty kapitału, ale może także zmusić mniejsze firmy do bankructwa.
Małe firmy lub właściciele z niewielkim doświadczeniem w zakresie listy płac mogą zlecić ten proces stronie trzeciej. Chociaż outsourcing płac nie całkowicie zwalnia z odpowiedzialności firmy, może pomóc właścicielom uniknąć wypełniania większości dokumentów związanych z listą płac. Zewnętrzne podmioty przetwarzające oferują również firmom możliwość przeprowadzania kontroli przeszłości lub kontroli kredytowej potencjalnych pracowników, co może pomóc w ograniczeniu lub zakazaniu przyszłych problemów przez przebiegłych lub malkontentnych pracowników.