Wat is salaris- en loonadministratie?
Salaris- en loonadministratie is het proces van compensatie van de werknemers van een organisatie in overeenstemming met geaccepteerd beleid en procedures. Een belangrijk onderdeel van het salaris- en loonadministratiebeleid van een succesvolle organisatie is het monitoren en evalueren van de beloning van alle werknemers om ervoor te zorgen dat ze op passende wijze worden betaald, zowel ten opzichte van anderen in dezelfde organisatie als aan de markt als geheel. Salaris- en loonadministratie is vaak een integrale functie van de personeelsafdeling van de organisatie, maar in het algemeen is het zo dat hoe groter de organisatie, hoe waarschijnlijker het is dat deze door een afzonderlijke afdeling wordt afgehandeld.
Het eerste element van salaris- en loonadministratie, de periodieke loonadministratie, is een cruciaal onderdeel van het functioneren van elke organisatie. Als de loonadministratie niet op de juiste manier wordt verwerkt, kan de werkgever zelf instorten. De persoonlijke budgetten en plannen van de werknemers zijn afhankelijk van regelmatig betaald worden, en als de compensatie te laat, kort of zelfs maar één keer ontbreekt, wordt het moreel ernstig aangetast, evenals het vertrouwen in de stabiliteit van de werkgever. Of een werkgever gebruik maakt van de diensten van een externe payroll-service of alle payroll-functies intern afhandelt, het zal meestal aanzienlijke middelen besteden om ervoor te zorgen dat werknemers op tijd het juiste bedrag krijgen.
Het tweede element van salaris- en loonadministratie - monitoring en evaluatie van de beloning van werknemers - is een doorlopende functie. Dit omvat het evalueren van de elementen van elke functie in de organisatie en deze classificeren volgens een aantal verschillende criteria, waaronder de aard van het werk zelf, de hoeveelheid toezicht die nodig is, de fysieke inspanning die normaal bij de taak hoort en de hoeveelheid training noodzakelijk om het werk vakkundig te doen. Het onderliggende idee is om de waarde van elke functie voor de werkgever zo goed mogelijk te bepalen en werknemers dienovereenkomstig te compenseren. Van tijd tot tijd zullen, met name bij afwezigheid van collectieve onderhandelingen, de resultaten van dit monitoring- en evaluatieproces leiden tot aanpassingen van de lonen en salarissen. In een collectieve onderhandelingsomgeving zullen deze evaluaties belangrijk zijn bij het bepalen van dergelijke aanpassingen, hoewel andere overwegingen van invloed kunnen zijn op aanpassingen van lonen en salarissen.
In de Verenigde Staten worden banen ook geëvalueerd om te bepalen of ze al dan niet zijn vrijgesteld van loon- en uurwetten met betrekking tot overuren. De meeste productie- en administratieve taken worden bijvoorbeeld als niet-vrijgesteld beschouwd; dat wil zeggen, zelfs als het loon wekelijks wordt beheerd en salaris wordt genoemd, vanuit juridisch oogpunt worden de banen als uururen beschouwd. Wanneer een niet-vrijgestelde werknemer boven de wettelijke eisen werkt, meestal 40 uur per kalenderweek, moet hij naast zijn normale uurloon een premie worden betaald. De meeste uitvoerende en toezichthoudende werknemers, en sommige hogere administratieve medewerkers, worden als vrijgesteld beschouwd, wat betekent dat ze elke loonperiode een vast tarief ontvangen, ongeacht het werkelijke aantal gewerkte uren. Over het algemeen worden vrijgestelde werknemers meer betaald dan niet-vrijgestelde. Het Amerikaanse ministerie van Arbeid heeft specifieke tests die werkgevers op elke baan kunnen toepassen om te bepalen of deze correct is geclassificeerd als vrijgesteld of niet-vrijgesteld.
De classificatie van banen is slechts één element van het lopende evaluatieproces dat een belangrijk onderdeel is van de salaris- en loonadministratie. Werkgevers moeten een concurrentievoordeel op de markt behouden, en een manier om dit te doen is om de allerbeste mensen in dienst te nemen. Savvy-werkgevers zullen ernaar streven om een concurrentievoordeel te behouden met betrekking tot beloning, omdat ze begrijpen dat hun werknemers voortdurend alert zijn op betere kansen en het totale beloningspakket een van de belangrijkste elementen is van een strategie voor het behouden van werknemers. Het behoud van werknemers is op zijn beurt een belangrijke verantwoordelijkheid van degenen die verantwoordelijk zijn voor de salaris- en loonadministratie.