Hvad er løn- og lønadministration?
Løn- og lønadministration er processen med at kompensere en organisations medarbejdere i overensstemmelse med accepteret politik og procedurer. En vigtig komponent i en vellykket organisations løn- og lønadministrationspolitik er overvågning og evaluering af alle medarbejders kompensation for at sikre, at de bliver betalt korrekt, både med hensyn til andre i den samme organisation og til markedspladsen som helhed. Løn- og lønadministration er ofte en integreret funktion af organisationens personaleafdeling, men generelt, jo større organisationen er, desto mere sandsynligt er det, at den bliver håndteret af en separat afdeling.
Det første element i løn- og lønadministration, den periodiske lønningsliste, er en kritisk komponent i enhver organisations funktion. Hvis lønningslisten behandles inkompetent, kan arbejdsgiveren selv tænkes at kollapse. Medarbejdernes personlige budgetter og planer er betinget af, at de regelmæssigt får betalt, og hvis kompensationen er for sen, kort eller mangler endda en gang, påvirkes moralen hårdt, som tilliden til arbejdsgivers stabilitet. Uanset om en arbejdsgiver benytter sig af en tredjeparts lønningstjeneste eller håndterer alle lønningsfunktioner internt, vil den normalt afsætte betydelige ressourcer til at sikre, at medarbejderne får det rette beløb til tiden.
Det andet element i løn- og lønadministration - overvågning og evaluering af medarbejdernes kompensation - er en løbende funktion. Dette inkluderer evaluering af elementerne i hvert job i organisationen og klassificering af det efter en række forskellige kriterier, herunder selve arbejdets art, det nødvendige tilsynsmængde, den fysiske anstrengelse, der normalt er forbundet med jobbet, og mængden af træning nødvendigt for at udføre jobbet dygtigt. Den underliggende idé er at fastlægge værdien af hvert job til arbejdsgiveren så tæt som muligt og kompensere de ansatte i overensstemmelse hermed. Fra tid til anden, især i mangel af kollektive forhandlinger, vil resultaterne af denne overvågnings- og evalueringsproces føre til justeringer af lønningerne. I et kollektivt forhandlingsmiljø vil disse evalueringer være vigtige for at bestemme sådanne tilpasninger, skønt andre overvejelser kan påvirke tilpasningen af lønningerne.
I USA evalueres der også job om, hvorvidt de er fritaget for løn- og timelovgivning i forhold til overarbejdsløn. De fleste produktions- og kontorarbejder anses for eksempel for at være ikke-undtaget; det vil sige, at selv om løn administreres ugentligt og kaldes løn, betragtes arbejdspladserne fra et juridisk synspunkt for at være timebaserede. Når en ikke-fritaget arbejdstager arbejder ud over de lovbestemte krav, normalt 40 timer i en kalenderuge, skal de betales en præmie ud over deres ordinære timeløn. De fleste udøvende arbejdstagere og tilsynsarbejdere og nogle højere niveau kontoransatte anses for at være undtaget, hvilket betyder, at de betaler en fast sats hver lønningsperiode uanset det faktiske antal arbejdstimer. Generelt betales fritagede ansatte mere end ikke-fritaget. Det amerikanske arbejdsdepartement har specifikke test, som arbejdsgivere kan anvende til hvert job for at afgøre, om det korrekt klassificeres som fritaget eller ikke-fritaget.
Klassificering af job er kun et element i den igangværende evalueringsproces, der er en vigtig komponent i løn- og lønadministration. Arbejdsgivere er nødt til at opretholde en konkurrencefordel på markedet, og en måde at gøre det på er at ansætte de allerbedste mennesker. Kyndige arbejdsgivere vil bestræbe sig på at opretholde en konkurrencefordel med hensyn til kompensation, fordi de forstår, at deres medarbejdere konstant er på vagt efter bedre muligheder, og den samlede kompensationspakke er et af de vigtigste elementer i en medarbejderopbevaringsstrategi. Medarbejderretention er på sin side et vigtigt ansvar blandt dem, der er ansvarlige for løn- og lønadministration.