Wat doet een procesverbeteringsmanager?
Een procesverbeteringsmanager is doorgaans verantwoordelijk voor het identificeren van gebieden van de bedrijfsactiviteiten die moeten worden verbeterd. Hij of zij moet gegevens verzamelen en analyseren die betrekking hebben op huidige processen en geautomatiseerde systemen. Procesverbeteringsmanagers leiden, ontwikkelen en implementeren ook procesveranderingen binnen het bedrijf die het helpen meer in lijn te komen met strategische doelstellingen.
Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een procesverbeteringsmanager is het vinden van tekortkomingen in de manier waarop een bedrijf werkt. Communicatie tussen onderling afhankelijke afdelingen, bedrijfscomputersystemen, bestel- en voorraadbeheer, kwaliteitscontrole en wervingspraktijken kan verlopen volgens processen die de gewenste prestatiedoelstellingen van het bedrijf niet bereiken. Klanten kunnen bepaalde procedures omslachtig en verouderd vinden of werknemers kunnen het moeilijk vinden om bepaalde taken efficiënt en nauwkeurig uit te voeren.
De procesverbeteringsmanager besteedt tijd aan het observeren van de huidige bedrijfspraktijken en verzamelt gegevens met betrekking tot prestatieresultaten. Vervolgens analyseert hij die observaties en gegevens om te bepalen wat een tekort tussen de werkelijke en gewenste prestaties kan veroorzaken. Onderdeel van een procesverbeteringsmanager kan zijn dat teams worden georganiseerd om een deel van de observatie en gegevensverzameling uit te voeren, omdat het vaak moeilijk is voor slechts één persoon om dit te doen.
Het ontwerpen van nieuwe procesplannen en strategieën voor verbetering is een andere typische verantwoordelijkheid van een procesverbeteringsmanager. Zodra hiaten worden geïdentificeerd, is de manager meestal betrokken bij het verkrijgen van feedback over welke verbeteringen mogelijk moeten worden aangebracht. Een deel van die feedback is afkomstig van klanten en interne medewerkers die betrokken zijn bij de implementatie van huidige werkwijzen. De manager kan aanbevelingen formuleren op basis van zijn eigen ervaring en kennis van best practices met betrekking tot bepaalde processen.
De meeste procesverbeteringsmanagers zijn verantwoordelijk voor het leiden van verbeterteams die helpen bij de implementatie van nieuwe aanbevelingen. De manager zal meestal verantwoordelijk zijn voor het leiden van de training en opleiding die verband houden met nieuwe bedrijfsprocessen. Hoewel hij misschien geen individuele front-line medewerkers zelf lesgeeft, zal de manager hoogstwaarschijnlijk supervisors en management moeten informeren over de nieuwe aanbevelingen en de redenen voor implementatie verdedigen.
Het implementeren van een bepaald aantal nieuwe projecten is een typische taakvereiste voor een procesverbeteringsmanager. Sommige bedrijven vereisen slechts één project per jaar, terwijl andere minstens drie tot vier vereisen. Deze projecten kunnen gericht zijn op het verbeteren van de efficiëntie, het verlagen van productiekosten, het verhogen van kwaliteitsniveaus of het verhogen van klanttevredenheid en retentie. Het hoofddoel van elk project dat de manager implementeert, is ervoor te zorgen dat de strategische doelstellingen van het bedrijf worden bereikt of overschreden.