Co robi menedżer poprawy procesów?
Kierownik ds. Doskonalenia procesów jest zazwyczaj odpowiedzialny za identyfikację obszarów działalności firmy, które wymagają poprawy. Jest on zobowiązany do gromadzenia i analizowania danych związanych z bieżącymi procesami i systemami komputerowymi. Menedżerowie ds. Doskonalenia procesów prowadzą również, rozwijają i wdrażają zmiany procesów w firmie, które pomagają jej lepiej dostosować się do celów strategicznych.
Jednym z głównych obowiązków kierownika ds. Doskonalenia procesów jest wykrywanie braków w sposobie działania firmy. Komunikacja między współzależnymi działami, systemami komputerowymi przedsiębiorstwa, zarządzaniem zamówieniami i zapasami, kontrolą jakości i praktykami zatrudniania może przebiegać w ramach procesów, które nie osiągają pożądanych celów firmy w zakresie wydajności. Klienci mogą uważać niektóre procedury za uciążliwe i nieaktualne, a pracownikom może być trudno wykonywać niektóre zadania skutecznie i dokładnie.
Kierownik ds. Doskonalenia procesów poświęca czas na obserwowanie bieżących praktyk firmy i gromadzenie danych związanych z wynikami. Następnie analizuje te obserwacje i dane, aby ustalić, co może powodować niedobór między rzeczywistą a pożądaną wydajnością. Częścią bycia kierownikiem doskonalenia procesów może być organizowanie zespołów w celu przeprowadzenia niektórych obserwacji i gromadzenia danych, ponieważ często jest to trudne tylko dla jednej osoby.
Kolejnym typowym obowiązkiem kierownika ds. Doskonalenia procesów jest projektowanie nowych planów procesów i strategii usprawnień. Po zidentyfikowaniu luk menedżer zazwyczaj bierze udział w uzyskiwaniu informacji zwrotnych na temat tego, jakie ulepszenia mogą być konieczne. Część tych informacji zwrotnych pochodzi od klientów i pracowników wewnętrznych zaangażowanych we wdrażanie obecnych praktyk. Kierownik może formułować zalecenia na podstawie własnego doświadczenia i wiedzy na temat najlepszych praktyk związanych z określonymi procesami.
Większość menedżerów ds. Doskonalenia procesów odpowiada za kierowanie zespołami ds. Doskonalenia, które pomagają we wdrażaniu nowych zaleceń. Menedżer będzie zazwyczaj odpowiedzialny za kierowanie szkoleniami i edukacją związanymi z wszelkimi nowymi procesami firmy. Chociaż sam nie może uczyć poszczególnych pracowników pierwszej linii, menedżer najprawdopodobniej będzie musiał edukować przełożonych i kierownictwo o nowych zaleceniach i uzasadniać powody wdrożenia.
Wdrożenie pewnej liczby nowych projektów jest typowym wymaganiem dla menedżera ds. Doskonalenia procesów. Niektóre firmy mogą wymagać tylko jednego projektu rocznie, podczas gdy inne wymagają co najmniej trzech do czterech. Projekty te mogą koncentrować się na poprawie wydajności, obniżeniu kosztów produkcji, podniesieniu poziomu jakości lub zwiększeniu zadowolenia i utrzymania klientów. Głównym celem każdego projektu realizowanego przez menedżera jest zapewnienie osiągnięcia lub przekroczenia strategicznych celów firmy.