Wat doet een inkoopassistent?
Een inkoopassistent vervult essentiële taken binnen industrieën die een constante aanvoer van artikelen vereisen, zoals productiebedrijven. Deze administratieve positie zorgt ervoor dat werknemers voldoende materiaal hebben voor effectieve productiviteit, terwijl de kosten laag blijven voor hogere algemene bedrijfswinsten. Inkoopassistenten moeten vertrouwd zijn met het geschreven en gesproken woord, en ook bekwaam in wiskundige berekeningen.
De hoofdtaak van een inkoopassistent is het plannen van materiaalaankopen en het schatten van aankomsttijden. Bedrijven kunnen geen essentiële items missen voor het maken van een zeer gewenst product, zoals interne componenten van mobiele telefoons. De assistent controleert de huidige inventaris en ziet de uitputting ervan, zowel op papier of in elektronische bestanden, als in het fysieke magazijn. Lage voorraadniveaus vereisen een aankoop bij de specifieke leverancier voor een tijdige verzending, om eventuele inventarisatieopeningen te voorkomen.
Nauwkeurigheid bij het bestellen is essentieel voor een succesvolle inkoopassistent. Elke artikelhoeveelheid moet worden bevestigd voordat de bestelling bij de verkoper wordt geplaatst. Een frauduleuze typefout of fout kan een bestelling per ongeluk veranderen van 44 naar 444 items, wat enorme kosten voor het bedrijf en buitensporige voorraadniveaus met zich meebrengt.
Zodra een zending is ontvangen, moet de inkoopassistent controleren of de verzonden artikelen overeenkomen met de bestelling in aantal en type. Eventuele afwijkingen van de bestelling moeten worden opgelost door contact op te nemen met de verkoper. De assistent moet over scherpe communicatievaardigheden beschikken om eventuele misverstanden in de zending op te lossen. Communicatie met leveranciers kan plaatsvinden in de vorm van telefoongesprekken, e-mail of faxen.
Een andere belangrijke taak voor een inkoopassistent is het vinden van nieuwe leveranciers met kwaliteitsproducten en lage kosten. Materiële kosten stijgen meestal met de inflatie, waardoor het totale vervaardigde product een hoger prijskaartje heeft. Inkoopmedewerkers kunnen via materiële netwerken leveranciers van alternatieve materialen vinden om voorraden goedkoper te leveren. De assistent kan zelfs telefonische vergaderingen houden met zijn of haar supervisors en de mogelijke nieuwe leverancier om een zakelijke overeenkomst te sluiten.
Afhankelijk van de branche moet de inkoopassistent mogelijk bekend zijn met de douanewetten van de overheid voor het importeren van materialen. Veel bedrijven gebruiken materialen uit andere landen, waardoor essentiële onderdelen worden bespaard. Het importeren van onderdelen kost meer tijd dan het verplaatsen van materialen in eigen land, dus de assistent moet rekening houden met de extra verzendtijd om productieonderbreking te voorkomen.
Deze assistent keurt in het algemeen ook de betaling van ontvangen goederen goed. Geschillen over een zending worden pas betaald nadat de inkoopassistent de koopbrief heeft goedgekeurd en goedgekeurd. Het kan nodig zijn dat de assistent de inventaris fysiek herhaaldelijk moet tellen om inconsistenties in de hoeveelheid op te lossen, waardoor een flexibele beweging door voorraadbakken of magazijnen nodig is.