Hvad gør en indkøbsassistent?
En indkøbsassistent udfører væsentlige opgaver inden for brancher, der kræver konstant levering af varer, såsom fremstillingsvirksomheder. Denne administrative position sikrer, at arbejdstagerne har nok materialer til effektiv produktivitet, samtidig med at omkostningerne holdes nede for større samlet virksomhedsoverskud. Indkøbsassistenter skal være komfortable med det skrevne og talte ord samt dygtige til matematiske beregninger.
En indkøbsassistent har som hovedopgave at planlægge køb af materiale og estimere ankomsttider. Virksomheder kan ikke løbe tør for vigtige elementer til at skabe et meget ønsket produkt, f.eks. Interne mobiltelefonkomponenter. Assistenten verificerer den aktuelle beholdning og observerer dens udtømning, både på papir eller i elektroniske filer og i det fysiske lager. Lavt lagerniveau kræver et køb fra den specifikke leverandør til en rettidig forsendelse, hvilket forhindrer eventuelle lagerhuller.
Nøjagtighed ved bestilling er vigtig for en vellykket indkøbsassistent. Hver varemængde skal bekræftes, før indkøbsordren placeres hos sælgeren. En ujævn skrivefejl eller fejl kan ved en fejltagelse ændre en ordre fra 44 til 444 varer, hvilket medfører en enorm udgift for virksomheden og for store lagerniveauer.
Når en forsendelse er modtaget, skal indkøbsassistenten kontrollere, at de afsendte varer stemmer overens med indkøbsordren i mængde og type. Eventuelle variationer fra indkøbsordren skal løses ved at kontakte sælgeren. Assistenten skal have skarpe kommunikationsevner for at løse eventuelle misforståelser i forsendelsen. Kommunikation med leverandører kan være i form af telefonopkald, e-mail eller fax.
En anden vigtig pligt for en indkøbsassistent er at finde nye leverandører med kvalitetsprodukter og lave omkostninger. Materielle omkostninger stiger med inflationen, hvilket får det samlede fremstillede produkt til at have en højere prislapp. Indkøbsassistenter kan finde alternative materialeleverandører gennem industrien netværk for at levere forsyninger mindre dyre. Assistenten kan endda have konferenceopkald med hans eller hendes vejledere og den mulige nye leverandør for at oprette en forretningsaftale.
Afhængig af branchen kan indkøbsassistenten være nødt til at være bekendt med statens toldlovgivning for import af materialer. Mange virksomheder bruger materialer fra andre lande, hvilket reducerer omkostninger til væsentlige dele. Det kræver mere tid at importere dele end at flytte materialer indenlands, så assistenten bliver nødt til at tage den ekstra leveringstid i betragtning for at forhindre produktionsafbrydelse.
Denne assistent godkender også generelt betaling af modtagne varer. Eventuelle tvister om en forsendelse vil ikke blive betalt, før indkøbsassistenten løser og godkender salgsregningen. Assistenten kan muligvis fysisk tælle lagerbeholdning for at løse mængde uoverensstemmelser og kræve smidig bevægelse gennem lagerbeholdere eller lagre.