Co dělá asistent pro zadávání zakázek?

Asistent zadávání veřejných zakázek plní základní povinnosti v průmyslových odvětvích, která vyžadují neustálé dodávky zboží, například výrobních společností. Toto administrativní postavení zajišťuje, že pracovníci mají dostatek materiálů pro efektivní produktivitu a zároveň snižují náklady za vyšší celkové zisky společnosti. Asistenti pro zadávání veřejných zakázek musí být schopni ovládat psané a mluvené slovo a musí umět matematicky počítat.

Hlavní povinností asistenta při zadávání zakázek je plánování nákupů materiálu a odhad časů příjezdu. Podnikům nedojdou zásadní položky pro vytvoření vysoce žádaného produktu, jako jsou interní součásti mobilního telefonu. Asistent ověří aktuální inventář a sleduje jeho vyčerpání, a to jak na papíře, v elektronických souborech, tak ve fyzickém skladu. Nízké úrovně zásob vyžadují nákup od konkrétního dodavatele pro včasnou dodávku, což zabraňuje jakýmkoli mezerám v inventáři.

Přesnost při objednávání je nezbytná pro úspěšného asistenta při zadávání zakázek. Každé množství položky musí být potvrzeno před tím, než je objednávka zadána u prodejce. Nepravidelný překlep nebo omyl mohou náhodně změnit objednávku ze 44 na 444 položek, což společnosti způsobí obrovské náklady a nadměrné úrovně zásob.

Jakmile je zásilka přijata, musí asistent nákupu ověřit, zda dodávané položky odpovídají množství a typu objednávky. Jakékoli odchylky od objednávky musí být vyřešeny kontaktováním dodavatele. Asistent musí mít ostré komunikační dovednosti, aby vyřešil nedorozumění v zásilce. Komunikace s prodejci může probíhat formou telefonních hovorů, e-mailů nebo faxů.

Další klíčovou povinností pro asistenta při zadávání zakázek je nalezení nových dodavatelů s kvalitními výrobky a nízkými náklady. Náklady na materiál mají tendenci růst s inflací, což způsobuje, že celkový vyráběný produkt má vyšší cenovku. Asistenti pro zadávání zakázek mohou prostřednictvím alternativních průmyslových sítí najít dodavatele alternativního materiálu, aby poskytovali spotřební materiál méně nákladně. Asistent může dokonce vést konferenční hovory se svými nadřízenými a možným novým prodejcem, aby vytvořil obchodní dohodu.

V závislosti na odvětví může být pomocník při zadávání zakázek obeznámen s vládními celními zákony pro dovoz materiálů. Mnoho společností používá materiály z jiných zemí, což snižuje náklady na základní díly. Import dílů vyžaduje více času než pohybování materiálů na domácím trhu, takže pomocník by musel vzít v úvahu dobu přepravy navíc, aby se zabránilo přerušení výroby.

Tento asistent také obecně schvaluje platbu za přijaté zboží. Jakékoli spory ohledně přepravy nebudou vyplaceny, dokud pomocný zprostředkovatel nevyřeší a neschválí prodejní doklad. Asistent může potřebovat opakovaně fyzicky spočítat zásoby, aby vyřešil množství nesrovnalostí, což vyžaduje agilní pohyb zásobami zásob nebo sklady.