Co robi asystent ds. Zamówień?
Asystent ds. Zakupów wykonuje niezbędne obowiązki w branżach, które wymagają stałej dostawy artykułów, takich jak firmy produkcyjne. Ta pozycja administracyjna zapewnia, że pracownicy mają wystarczającą ilość materiałów do efektywnej produktywności, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów i zwiększeniu ogólnych zysków firmy. Asystenci ds. Zakupów muszą dobrze znać słowo pisane i mówione, a także biegle posługiwać się obliczeniami matematycznymi.
Głównym obowiązkiem asystenta zakupów jest planowanie zakupów materiałów i szacowanie czasu przybycia. Firmom nie może zabraknąć niezbędnych elementów do stworzenia bardzo pożądanego produktu, takiego jak wewnętrzne elementy telefonu komórkowego. Asystent weryfikuje bieżący zapas i obserwuje jego wyczerpanie, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, oraz w magazynie fizycznym. Niski poziom zapasów wymaga zakupu od określonego dostawcy w celu terminowej wysyłki, co zapobiega lukom w zapasach.
Dokładność zamówień jest niezbędna dla skutecznego asystenta zakupów. Każda ilość towaru musi zostać potwierdzona przed złożeniem zamówienia u sprzedawcy. Nieuczciwa literówka lub błąd może przypadkowo zmienić zamówienie z 44 na 444 pozycji, powodując ogromne koszty dla firmy i nadmierne poziomy zapasów.
Po otrzymaniu przesyłki asystent zaopatrzenia musi sprawdzić, czy wysłane towary odpowiadają zamówieniu pod względem ilości i rodzaju. Wszelkie odchylenia od zamówienia należy rozwiązać, kontaktując się ze sprzedawcą. Asystent musi mieć dobre umiejętności komunikacyjne w celu rozwiązywania wszelkich nieporozumień związanych z przesyłką. Komunikacja z dostawcami może odbywać się w formie połączeń telefonicznych, wiadomości e-mail lub faksów.
Kolejnym kluczowym obowiązkiem asystenta zakupów jest znalezienie nowych dostawców produktów wysokiej jakości i niskich kosztów. Koszty materiałów zwykle rosną wraz z inflacją, co powoduje, że ogólnie wytwarzany produkt ma wyższą cenę. Asystenci ds. Zaopatrzenia mogą znaleźć alternatywnych dostawców materiałów, poprzez sieci branżowe, aby zapewnić dostawy tańsze. Asystent może nawet prowadzić rozmowy konferencyjne ze swoimi przełożonymi i potencjalnym nowym sprzedawcą w celu zawarcia umowy biznesowej.
W zależności od branży asystent ds. Zamówień może wymagać znajomości rządowych przepisów celnych dotyczących importu materiałów. Wiele firm używa materiałów z innych krajów, co obniża koszty niezbędnych części. Importowanie części zajmuje więcej czasu niż przenoszenie materiałów w kraju, więc asystent musiałby wziąć pod uwagę dodatkowy czas wysyłki, aby zapobiec przerwom w produkcji.
Ten asystent ogólnie zatwierdza płatność za otrzymane towary. Wszelkie spory dotyczące przesyłki nie będą wypłacane, dopóki asystent ds. Zamówień nie rozwiąże i nie zatwierdzi rachunku sprzedaży. Asystent może potrzebować wielokrotnego fizycznego liczenia zapasów w celu rozwiązania niespójności ilościowych, co wymaga sprawnego przemieszczania się przez kosze zapasów lub magazyny.