Was macht ein Beschaffungsassistent?
Ein Beschaffungsassistent erfüllt wichtige Aufgaben in Branchen, in denen eine ständige Versorgung mit Artikeln erforderlich ist, z. B. in Fertigungsunternehmen. Diese administrative Position stellt sicher, dass die Mitarbeiter über genügend Material für eine effektive Produktivität verfügen und gleichzeitig die Kosten für höhere Unternehmensgewinne niedrig halten. Einkaufsassistenten müssen mit dem geschriebenen und dem gesprochenen Wort vertraut sein und sich mit mathematischen Berechnungen auskennen.
Die Hauptaufgabe eines Beschaffungsassistenten besteht darin, Materialeinkäufe zu planen und Ankunftszeiten zu schätzen. Unternehmen gehen nicht die wesentlichen Elemente aus, die für die Erstellung eines begehrten Produkts erforderlich sind, z. B. interne Handykomponenten. Der Assistent überprüft den aktuellen Lagerbestand und beobachtet seine Erschöpfung sowohl auf Papier als auch in elektronischen Akten und im physischen Lager. Niedrige Lagerbestände erfordern für eine rechtzeitige Lieferung einen Kauf beim jeweiligen Lieferanten, wodurch Bestandslücken vermieden werden.
Bestellgenauigkeit ist für einen erfolgreichen Einkaufsassistenten von entscheidender Bedeutung. Jede Artikelmenge muss bestätigt werden, bevor die Bestellung beim Lieferanten eingeht. Ein falscher Tippfehler oder ein Fehler kann eine Bestellung versehentlich von 44 auf 444 Artikel ändern, was dem Unternehmen enorme Kosten und übermäßige Lagerbestände verursacht.
Sobald eine Sendung eingegangen ist, muss der Beschaffungsassistent überprüfen, ob die versendeten Artikel in Menge und Typ mit der Bestellung übereinstimmen. Abweichungen von der Bestellung müssen durch Kontaktaufnahme mit dem Verkäufer behoben werden. Der Assistent muss über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um Missverständnisse bei der Sendung auszuräumen. Die Kommunikation mit Anbietern kann in Form von Telefonanrufen, E-Mails oder Faxen erfolgen.
Eine weitere wichtige Aufgabe für einen Einkaufsassistenten ist die Suche nach neuen Lieferanten mit hochwertigen Produkten und niedrigen Kosten. Die Materialkosten steigen tendenziell mit der Inflation, was dazu führt, dass das insgesamt hergestellte Produkt einen höheren Preis hat. Einkaufsassistenten können durch Branchennetzwerke nach alternativen Materialanbietern suchen, um die Lieferungen kostengünstiger abzuwickeln. Möglicherweise führt der Assistent sogar Telefonkonferenzen mit seinen Vorgesetzten und dem möglichen neuen Anbieter durch, um eine Geschäftsvereinbarung zu erstellen.
Je nach Branche muss der Beschaffungsassistent möglicherweise mit den staatlichen Zollgesetzen für den Import von Materialien vertraut sein. Viele Unternehmen verwenden Materialien aus anderen Ländern, um die Kosten für wichtige Teile zu senken. Das Importieren von Teilen nimmt mehr Zeit in Anspruch als das Verschieben von Materialien im Inland, sodass der Assistent die zusätzliche Versandzeit berücksichtigen muss, um Produktionsunterbrechungen zu vermeiden.
Dieser Assistent genehmigt in der Regel auch die Zahlung des Wareneingangs. Etwaige Streitigkeiten über eine Sendung werden erst bezahlt, wenn der Beschaffungsassistent den Kaufvertrag abgeschlossen und genehmigt hat. Möglicherweise muss der Assistent das Inventar wiederholt physisch zählen, um Mengeninkonsistenzen zu beheben, die eine agile Bewegung durch Inventarbehälter oder Lager erfordern.