Vad gör en upphandlingsassistent?
En upphandlingsassistent utför viktiga uppgifter inom branscher som kräver ett konstant utbud av varor, till exempel tillverkningsföretag. Denna administrativa position säkerställer att arbetarna har tillräckligt med material för effektiv produktivitet, samtidigt som kostnaderna hålls nere för högre totala företagsvinster. Upphandlingsassistenter måste vara bekväma med det skriftliga och talade ordet och ha god kunskap om matematiska beräkningar.
En upphandlingsassistent har som huvuduppgift att schemalägga materialköp och uppskatta ankomsttider. Företag kan inte ta slut på viktiga artiklar för att skapa en mycket önskad produkt, till exempel interna mobiltelefonkomponenter. Assistenten verifierar aktuell inventering och observerar dess utarmning, både på papper eller i elektroniska filer och i det fysiska lagret. Låga lagernivåer kräver ett köp från den specifika leverantören för en snabb leverans, vilket förhindrar eventuella lagerbrister.
Noggrannhet i beställning är avgörande för en framgångsrik upphandlingsassistent. Varje produktkvantitet måste bekräftas innan beställningen görs hos leverantören. En falsk skrivfel eller misstag kan av misstag ändra en beställning från 44 till 444 artiklar, vilket kan orsaka en enorm kostnad för företaget och för stora lagernivåer.
När en sändning har mottagits, måste upphandlingsassistenten verifiera att varorna som skickas matchar inköpsorder i antal och typ. Varianter från inköpsordern måste lösas genom att kontakta leverantören. Assistenten måste ha skarpa kommunikationsförmågor för att lösa eventuella missförstånd i sändningen. Kommunikation med leverantörer kan vara i form av telefonsamtal, e-post eller fax.
En annan viktig uppgift för en upphandlingsassistent är att hitta nya leverantörer med kvalitetsprodukter och låga kostnader. Materialkostnaderna tenderar att öka med inflationen, vilket gör att den totala tillverkade produkten har en högre prislapp. Upphandlingsassistenter kan hitta alternativa materialförsäljare, genom branschnätverk, för att leverera leveranser mindre dyrt. Assistenten kan till och med ha konferenssamtal med hans eller hennes handledare, och den eventuella nya leverantören, för att skapa ett affärsavtal.
Beroende på bransch kan upphandlingsassistenten behöva känna till tullagstiftningen för import av material. Många företag använder material från andra länder och reducerar kostnaderna för viktiga delar. Att importera delar tar mer tid än att flytta material inhemskt, så assistenten måste ta hänsyn till den extra leveranstiden för att förhindra produktionsstörningar.
Denna assistent godkänner också i allmänhet betalning av mottagna varor. Eventuella tvister om en sändning betalas inte förrän upphandlingsassistenten löser och godkänner försäljningsräkningen. Assistenten kan behöva fysiskt räkna lager flera gånger för att lösa kvantitetsinkonsekvenser, kräva smidig rörelse genom lagerbehållare eller lager.