Hva gjør en anskaffelsesassistent?
En anskaffelsesassistent utfører viktige oppgaver innen bransjer som krever konstant tilførsel av varer, for eksempel produksjonsbedrifter. Denne administrative stillingen sikrer at arbeidstakere har nok materialer for effektiv produktivitet, samtidig som kostnadene holdes nede for høyere samlet overskudd i selskapet. Innkjøpsassistenter må være komfortable med det skrevne og talte ordet, samt dyktige i matematiske beregninger.
En anskaffelsesassistents hovedoppgave er å planlegge materialkjøp og estimere ankomsttider. Bedrifter kan ikke gå tom for viktige elementer for å lage et meget ønsket produkt, for eksempel interne mobiltelefonkomponenter. Assistenten verifiserer nåværende inventar og observerer uttømming, både på papir eller i elektroniske filer, og i det fysiske lageret. Lave lagernivå krever kjøp fra den spesifikke leverandøren for en rettidig forsendelse, noe som forhindrer eventuelle lagerskap.
Nøyaktighet i bestilling er viktig for en vellykket anskaffelsesassistent. Hvert varemengde må bekreftes før innkjøpsordren legges hos leverandøren. En useriøs skrivefeil eller feil kan ved en tilfeldighet endre en ordre fra 44 til 444 elementer, forårsake en stor utgift for selskapet og for høye lagernivåer.
Når en sending er mottatt, må anskaffelsesassistenten kontrollere at varene som sendes stemmer overens med innkjøpsordren i antall og type. Eventuelle variasjoner fra innkjøpsordren må løses ved å kontakte leverandøren. Assistenten må ha skarpe kommunikasjonsevner for å avgjøre eventuelle misforståelser i forsendelsen. Kommunikasjon med leverandører kan være i form av telefonsamtaler, e-post eller faks.
En annen nøkkelplikt for en anskaffelsesassistent er å finne nye leverandører med kvalitetsprodukter og lave kostnader. Materielle kostnader har en tendens til å stige med inflasjon, noe som får det samlede produserte produktet til å ha en høyere prislapp. Anskaffelsesassistenter kan finne alternative leverandører av materialer, gjennom bransjenettverk, for å gi forsyninger mindre dyre. Assistenten kan til og med ha konferansesamtaler med sine veiledere, og den mulige nye leverandøren, for å opprette en forretningsavtale.
Avhengig av bransje, kan anskaffelsesassistenten trenge å være kjent med statlige toll lover for import av materiale. Mange selskaper bruker materialer fra andre land, og reduserer viktige deler av kostnadene. Det tar mer tid å importere deler enn å flytte materialer innenlands, så assistenten må ta den ekstra forsendelsestiden for å forhindre produksjonsavbrudd.
Denne assistenten godkjenner også generelt betaling av mottatte varer. Eventuelle tvister om en forsendelse blir ikke betalt før anskaffelsesassistenten løser og godkjenner salgsregningen. Assistenten kan trenge fysisk å telle inventar for å løse mengde uoverensstemmelser, og kreve smidig bevegelse gjennom lagerbeholdere eller lager.