Wat doet een garantiebeheerder?

Een garantiebeheerder werkt voor een detailhandel of distributiefaciliteit en communiceert met fabrikanten over defecte onderdelen of reparaties voor een specifiek product, zoals elektronische componenten of modules. Deze werknemer schrijft garantieaanvragen, verzamelt en verzendt defecte onderdelen en werkt samen met de boekhoudafdeling om ervoor te zorgen dat alle onderdelen en arbeidsaanspraken volledig worden betaald. In feite kan deze administratieve positie toezicht houden op een aantal andere garantiewerkers als het bedrijf relatief groot is, zoals een autodealer.

Nieuwe defecte onderdelen worden normaal gesproken teruggestuurd naar de fabrikant voor geldkrediet, vooral als er arbeidskrachten zijn betrokken om het onderdeel te vervangen en aan te passen. Elke fabrikant inspecteert de geretourneerde onderdelen en verdeelt krediet aan de faciliteit die het werk claimt; onderdelen worden meestal gecrediteerd tegen kostprijs en arbeidsuren worden betaald op basis van de specificaties van de individuele fabrikant. Garantiebeheerders moeten ervoor zorgen dat elke claim wordt betaald om de voorraadniveaus correct te tellen en het reparatieproces winstgevend en eerlijk te houden.

In eerste instantie moet de garantiebeheerder een gestandaardiseerd formulier opstellen om de claim in te dienen; het formulier vereist normaal het onderdeelnummer en de beschrijving, evenals alle informatie over de storing en vervanging. De beheerder moet controleren of de geclaimde werkuren correct zijn voor de specifieke onderdeelvervanging. Veel fabrikanten zullen een claim negeren als de geclaimde arbeidsuren te hoog zijn voor de specifieke reparatiewerkzaamheden.

Defecte onderdelen moeten door de garantiebeheerder naar de fabrikant worden teruggestuurd. Gewoonlijk moeten de onderdelen aan het claimformulier worden bevestigd voor snelle verwerking; verloren onderdelen of claims kunnen onderzoek vereisen van zowel de fabrikant als de beheerder, wat tijd en geld kost. De garantiebeheerder moet de onderdelen verzenden en claimen via een traceerbaar transportbedrijf, zodat een bewijs van aflevering mogelijk is.

Garantiefinanciering kan een aantal weken duren voordat de boekhoudafdeling het geldkrediet van de fabrikant ziet. De garantiebeheerder moet een spreadsheet of ander documentatieproces hebben om openstaande claims te bevestigen. Als gevolg van de documentatie kunnen werknemers met de boekhouding overleggen als claims worden vastgehouden of verloren zijn gegaan; eventuele problemen kunnen tijdig worden opgelost om een ​​snel betalingsproces te garanderen.

Grotere reparatiefaciliteiten, vooral in de automobielindustrie, hebben meestal een beheerder die toezicht houdt op een aantal andere werknemers. De groep als geheel verdeelt de garantieverplichtingen over elke werknemer om een ​​snelle betaling te garanderen. De hoofdbeheerder kan eenvoudig toezicht houden op de werknemers en reageren op ongebruikelijke problemen die zich kunnen voordoen.